Hvordan opretter man en mappe til at organisere e-mails, der indeholder bestemte personer i Outlook?

Overvældet af en rodet indbakke? I denne vejledning vil jeg introducere tre metoder til at organisere e-mails, der indeholder specifikke personer i Outlook, for bedre effektivitet.

Flyt altid e-mails, der indeholder bestemte personer, til en oprettet mappe

Opret en søgemappe for automatisk at organisere e-mails for bestemte personer

Batch-opret mapper til at organisere e-mails til alle dine e-mail-konti med VBA

Flyt altid e-mails, der indeholder bestemte personer, til en oprettet mappe

1. Højreklik på den e-mail-konto, som du vil oprette en mappe for at organisere e-mails, vælg Ny mappe fra højrekliksmenuen, og navngiv mappen.

2. Vælg en af de e-mail-beskeder, der indeholder en specifik e-mailadresse, i mappen Indbakke eller Sendte elementer, som du vil flytte alle hans/hendes e-mails til den oprettede mappe.

3. På den Home fanebladet i Flyt gruppe, klik på Regler > Flyt altid beskeder fra: specifik e-mailadresse og / eller Regler > Flyt altid beskeder til: specifik e-mailadresse efter dine behov.

4. I pop op-dialogboksen Regler og advarsler skal du angive den mappe, som du vil flytte meddelelserne til, og derefter klikke på OK.

5. De e-mails i mappen Indbakke eller Sendte elementer, der opfylder betingelserne, flyttes nu til den mappe, du lige har oprettet. Og de fremtidige e-mail-beskeder vil også gå direkte til mappen, hvis de opfylder betingelserne.

Opret en søgemappe for automatisk at organisere e-mails for bestemte personer

Hvis du ikke vil flytte beskederne til en mappe, men blot vil se dem nemt. Du kan oprette en søgemappe i Outlook, som giver dig mulighed for at finde e-mails, der matcher angivne kriterier, på tværs af flere mapper, men beholde dem i deres originale mapper.

1. På den Folder fanebladet i Ny gruppe, klik på Ny søgemappe.

2. I pop op-dialogen Ny søgemappe skal du gøre følgende:

1) I feltet Vælg en søgemappe på listen Mail fra personer og lister skal du vælge Mail fra og til bestemte personer eller Mail fra specifikke personer som du har brug for.
2) Klik på i feltet Tilpas søgemappe Vælg for at vælge personer fra din adresseliste.
3) Angiv den e-mail-konto, hvorfra der skal søges i e-mails.
4) Klik OK.

3. Der oprettes en søgemappe under Søgemapper, som indeholder de e-mails, der opfylder betingelserne.

Batch-opret mapper til at organisere e-mails til alle dine e-mail-konti med VBA

Hvis du har flere e-mail-konti i Outlook og ønsker at oprette mapper for hver e-mail-konto i batches til bestemte personer, kan du bruge VBA-metoden til at flytte meddelelser, der indeholder specifikke personer, fra mapperne Indbakker eller Sendte på dine e-mail-konti. Gør venligst som følger.

1. Klik på i din Outlook File (Felt) > Indstillinger > Trust Center, og klik derefter på Indstillinger for tillidscenter.

2. Skift til i pop op-dialogen Makroindstillinger, Vælg Aktivér alle makroer, og tjek Anvend makrosikkerhedsindstillinger på installerede tilføjelser.

3. klik OK knapper for at lukke dialogerne.

4. Tryk på andre + F11 taster for at åbne vinduet Microsoft Visual Basic for Applications.

5. klik indsatte > Moduler. Kopier derefter en af følgende VBA-koder til modulvinduet.

VBA-kode 1: Batch-opret mapper for at organisere e-mails, der indeholder specifikke afsendere på tværs af indbakker på alle e-mail-konti

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Bemærk: Du bør erstatte specifikke uddrag i henhold til kommentarerne i 12., 16. og 35. række i VBA-koden ovenfor.

VBA-kode 2: Batch-opret mapper til at organisere e-mails, der indeholder specifikke modtagere på tværs af indbakker på alle e-mail-konti

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Bemærk:

1) Du bør erstatte specifikke uddrag i henhold til kommentarerne i 12., 16. og 35. række i VBA-koden ovenfor.
2) For at arkivere meddelelser, der indeholder en specifik CC- eller BCC-modtager, skal du fjerne kommentarer til 28. og 33. række ved at slette apostrof (') i begyndelsen af rækkerne.

6. Trykke F5 for at køre VBA-koden. Og nye mapper vil blive oprettet, hvis der er beskeder, der opfylder betingelserne.

Bemærk: VBA-metoden fungerer for eksisterende e-mail-meddelelser. Hvis der er nye beskeder fra/til den specifikke person, som du ønsker at arkivere, skal du gentage trin 4-6.

Relaterede artikler

Hvordan oprettes en søgemappe på tværs af flere Outlook-datafiler/PST/e-mail-konti?

Som du ved, kan en søgemappe kun søge i e-mails inden for rammerne af den aktuelle postkasse i Outlook. Outlook kan dog søge på tværs af alle postkasser med funktionen Øjeblikkelig søgning. Derfor kan du prøve nedenstående løsning for at oprette en søgemappe på tværs af flere e-mail-konti i Outlook.

Sådan opretter du en søgemappe til interne e-mails i Outlook?

Det er ikke svært at oprette en søgemappe af et bestemt afsender- eller afsenderdomæne i normale POP3-e-mail-konti i Outlook. Den samme måde fungerer dog ikke for udvekslingskonto. I denne artikel vil jeg vise dig, hvordan du opretter en søgemappe til at vise alle e-mails fra interne afsendere inden for udvekslingskonto.

Sådan grupperes e-mail-meddelelser efter specificerede farvekategorier i Outlook?

Nogle gange markerer du e-mail-beskeder med angivne farvekategorier, og så kan du nemt styre eller finde ud af disse e-mail-beskeder eller til andre formål. Når en masse e-mail-beskeder trænger sig sammen i en mail-mappe, er det svært at finde ud af de e-mail-meddelelser, der er markeret med bestemte farvekategorier på et øjeblik. Der er faktisk et par tricks til at gruppere e-mail-meddelelser efter specificerede farvekategorier i Microsoft Outlook hurtigt.

Hvordan man opretter en mappe til at organisere e-mails efter datointerval i Outlook?

I denne vejledning vil jeg introducere to metoder til at organisere e-mails efter datointerval med mapper i Outlook for bedre effektivitet.