Microsoft Outlook tilbyder tre slags beskedformater: HTML, Rich Text og Almindelig tekst. Hvert meddelelsesformat opfylder forskellige behov.

1.1 HTML

HTML-formatet er den mest populære type beskedformat i Outlook.

Som vi ved, er HTML et websidesprog, som hjælper os med at kode vores webside med rig formateringstekst, billeder og andre objekter. Tilsvarende får HTML-formatet hele meddelelsesindholdet til at ligne en pæn og pæn webside. E-mails i HTML-format understøtter det meste af almindelig fontformatering, afsnitsformatering, justeringer osv. Hvad mere er, e-mails i HTML-format kan genkendes af de fleste e-mail-klienter.

Outlook-brugere kan anvende et beskedstema direkte til at oprette en HTML-besked med flere forudindstillede overskrifter, skrifttypeformatering, justeringer osv. På den anden side kan Outlook-brugere også dekorere en HTML-e-mail med fed skrifttype, kursiv tekst, understregning, fremhæv farve, avancerede teksteffekter osv. efter behov.

Du skal dog have bemærket, at nogle billeder og figurer ikke kan vises direkte i modtagerens Outlook og kræver, at modtagere downloader dem manuelt. Hvad der er værre, Outlook-modtagere kan konfigurere for at forhindre i at downloade billeder i HTML-e-mails. Hvis billeder ikke downloades og vises i modtagerens Outlook, erstattes disse billeder med pladsholdere på billedet, hvilket gør hele beskeden rodet.

1.2 Almindelig tekst

Sammenlignet med HTML-format understøtter almindeligt tekstformat kun almindelig tekst i meddelelsens brødtekst. Formatet Almindelig tekst understøtter ikke nogen formatering, såsom fed, kursiv, understregning, gennemstregning, fremhævningsfarver osv. Det understøtter heller ikke visning af billeder og hyperlinks inde i meddelelsen. Hvis du har brug for at indsætte vigtige billeder i meddelelsen, er den eneste gyldige løsning at vedhæfte dem som vedhæftede filer.

1.3 Rich Text

Rich Text Format understøtter også flere skrifttypeformatering, hyperlinks, tabeller, figurer, billeder osv. Men det meste af formatering i Rich Text-meddelelsen er kun kompatibel med Microsoft Outlook og Microsoft Exchange. Hvad mere er, vedhæftede filer er indlejret i meddelelsens brødtekst i stedet for vedhæftet i meddelelsesoverskriften.

Når vi komponerer nye beskeder eller besvarer / videresender beskeder i Outlook, kan vi nemt ændre beskedformatet.

I det nye meddelelsesvindue til komponering, besvarelse eller videresendelse skal du blot klikke på HTML, Plain Text eller Rig tekst knappen i dannet gruppe på Formatér tekst fane.

Bemærk: Hvis den besvarende eller videresendende besked er integreret i læsningsruden, skal du klikke på Pop ud knappen øverst til venstre i læseruden for at vise den besvarende eller videresendende besked i meddelelsesvinduet.

Generelt sendes nye e-mails automatisk i HTML-format i Outlook. I nogle tilfælde er vi dog nødt til automatisk at sende nye e-mails i et andet meddelelsesformat, såsom almindelig tekst eller rig tekst. Her vil dette afsnit guide dig til at ændre standardmeddelelsesformatet for alle nye udgående meddelelser i Outlook.

1. Klik filet > Indstillinger.

2. Klik på i dialogboksen Outlook-indstillinger Post i venstre bjælke skal du gå til Skriv meddelelser sektion, og vælg et nyt beskedformat fra Skriv meddelelser i dette format rulleliste.

3. Klik på OK knappen for at gemme ændringerne og lukke dialogen.

Fra nu af ændres alle nye meddelelser automatisk til det angivne meddelelsesformat.

Generelt modtog vi flere e-mails hver dag i Outlook, og disse e-mails kan være i HTML-format, almindeligt tekstformat eller Rich Text-format. Her vil dette afsnit vise dig vejledningen til hurtig ændring af formatet på en modtaget e-mail i Outlook.

1. Dobbeltklik på meddelelseslisten for at åbne den angivne e-mail.

2. Derefter åbnes e-mailen i et meddelelsesvindue. Klik på Besked > handlinger > Rediger besked.

3. Nu kan beskeden redigeres. Gå videre for at aktivere Formatér tekst fanen, og klik derefter på det angivne meddelelsesformat, du vil konvertere e-mailen til i dannet gruppe.

4. Trykke Ctrl + S eller klik på Gem knap (som standard Gem knappen er i værktøjslinjen til hurtig adgang over fanerne) for at gemme ændringerne og derefter lukke meddelelsesvinduet.

Bemærk: Denne metode kan kun ændre beskedformatet for en modtaget e-mail ad gangen.

Hvis du altid har brug for at svare eller videresende en e-mail i almindeligt tekstformat, løser dette afsnit dine problemer let i Outlook.

1. Klik på i hovedgrænsefladen i Outlook filet > Indstillinger for at åbne dialogboksen Outlook-indstillinger.

2. Klik på i dialogboksen Outlook-indstillinger Trust Center i venstre bjælke, og klik derefter på Indstillinger for tillidscenter .

3. Klik på i dialogboksen Tillidscenter Email Security i venstre bjælke, og marker derefter Læs al standardpost i almindelig tekst valgmulighed i Læs som almindelig tekst sektion.

4. Klik OK knapperne successivt for at lukke begge dialoger.

Nu vender det tilbage til hovedgrænsefladen i Outlook, og du vil se, at alle modtagne e-mails i meddelelseslisten automatisk konverteres til almindelig tekst.

5. Vælg en e-mail, du vil svare på, og klik derefter på Forside > Svar or Svar alle.

Tips: For at videresende en e-mail skal du vælge e-mailen i meddelelseslisten og derefter klikke på Kutools> Videresend.

6. Derefter vil du se den besvarende besked, eller videresendelsesbeskeden oprettes i formatet Almindelig tekst. Du kan komponere den besvarende besked og sende den efter behov.

Bemærkninger: Hvis Læs alle standard main i almindelig tekst indstilling er aktiveret, konverteres alle modtagne e-mails automatisk til almindeligt tekstformat.

Hvis du har brug for at svare eller videresende e-mails i HTML-format i Outlook, kan du prøve nedenstående VBA-kode for let at løse problemet.

1. I Outlook skal du trykke på andre + F11 taster for at åbne vinduet Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Klik på i vinduet Microsoft Visual Basic for Applications indsatte > Moduler, og indsæt derefter nedenstående kode i det nye modul.

VBA: Svar eller videresend e-mails i HTML-format automatisk

Sub ForceReplyInHTML () 'opdatering af ExtendOffice.com den 11/18/2020 Dim xValg som Outlook.Selection Dim xItem Som Object Dim xMailItem Som Outlook.MailItem Dim xRMail Som Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr Som String On Error Genoptag Næste xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) Hvis xWinStr = "Explorer" Indstil derefter xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection Hvis xSelection.Count> 0 Indstil derefter xItem = xSelection.Item (1) Else MsgBox "Ingen meddelelseselement valgt." & "Foretag et valg først.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Afslut underafslutning Hvis ElseIf xWinStr = "Inspektør" Indstil derefter xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Ikke-understøttet vinduetype." & vbNewLine & "Foretag et valg" & "eller åbn et element først . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Afslut underafslutning Hvis Hvis xItem.Class <> olMail Derefter MsgBox" Ingen meddelelseselement valgt. "&" Foretag et valg først. ", vbInformation," Kutools for Outlook "Afslut underafslutning If xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Derefter xIsPlainText = True End Hvis xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Indstil xRMail = xMailItem.Reply 'Hvis det er nødvendigt at svare på alle modtagere i HTML, skal du ændre xMailItem.Reply til xMailItem.ReplyAll', hvis det er nødvendigt at videresende. xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

Noter: Ovenstående kode hjælper dig med at besvare e-mails i HTML-format. Hvis du vil besvare alle eller videresende e-mails i HTML-format automatisk, kan du gøre som følger:

(1) For at svare på alle modtagere i HTML-format skal du erstatte den venstre kode med den rigtige:
Indstil xRMail = xMailItem.Reply      Indstil xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) For at videresende e-mails i HTML-format skal du erstatte den venstre kode med den rigtige:
Indstil xRMail = xMailItem.Reply      Indstil xRMail = xMailItem.Forward

3. Nu kan du klikke for at vælge en e-mail, og i det angivne modulvindue skal du klikke på Kør knappen eller tryk på F5 taster for at svare, besvare alle eller videresende e-mailen i HTML-format.

Det vil dog være kedeligt at åbne det angivne modulvindue for at køre VBA-koden manuelt fra tid til anden. Hvis vi har brug for at anvende denne VBA ofte for at lette vores arbejde, kan vi tilføje denne VBA til værktøjslinjen til hurtig adgang som en kommandoknap, så vi i fremtiden kun kan anvende dette VBA-modul med et enkelt klik.

4. I det angivne modulvindue skal du trykke på Ctrl + S taster for at gemme koden, og luk derefter modulvinduet og Microsoft Visual Basic for Applications-vinduet.

5. Klik på den lille pil i Outlook-hovedgrænsefladen  i værktøjslinjen til hurtig adgang, og vælg derefter Flere kommandoer fra rullemenuen.

Noter: Du kan også klikke på filet > Indstillinger for at åbne dialogboksen Outlook-indstillinger, og klik derefter på Hurtig adgangs værktøjslinje i venstre bar.

6. Nu kommer dialogboksen Outlook-indstillinger ud, og Hurtig adgangs værktøjslinje er aktiveret i venstre bjælke. Du kan gå videre som følger:
(1) Vælg Makroer fra Vælg kommandoer fra rulleliste
(2) Klik på den venstre listeboks for at fremhæve den angivne VBA-kommando, vi lige tilføjede;
(3) Klik på Tilføj .

7. Nu føjes den angivne VBA-kommando til den højre listeboks. Fortsæt med at gøre som følger:
(1) Klik på den højre listeboks for at fremhæve den angivne VBA-kommando;
(2) Klik på Ændre knap;
(3) I den anmodende dialogboks Modify Button skal du angive et symbol for VBA-kommandoen i Symbol boks;
(4) Skriv et letforståeligt navn til VBA-kommandoen i Visningsnavn boks;
(5) Klik på OK knapperne successivt for at gemme ændringerne og lukke begge dialoger.

Nu tilføjes VBA-kommandoen til værktøjslinjen til hurtig adgang som vist nedenstående skærmbillede.

I fremtiden kan du klikke på VBA-kommandoen i værktøjslinjen til hurtig adgang for at svare, besvare alle eller videresende den aktuelt valgte e-mail i HTML-format, uanset hvilket meddelelsesformat den oprindelige e-mail er.

Hvis du vil besvare eller videresende e-mails i almindeligt tekstformat, men ikke påvirker meddelelsesformatet for modtagne e-mails i Outlook, hvordan kan du håndtere det? Er der en anden let løsning at svare eller videresende i HTML undtagen ovenfor VBA? Og hvad med at besvare eller videresende automatisk i rich text-format? Her vil dette afsnit introducere fantastiske tredjepartsværktøjer, Fast svarformatering Fast formatering fremad fra Kutools til Outlook til altid at svare eller videresende enhver e-mail med det angivne meddelelsesformat automatisk.

1. Klik Kutools > Fast formatering > Fast svarformatering > Indstil svarformatering.

Bemærk: Klik på for at videresende enhver e-mail i et fast beskedformat Kutools > Fast formatering > Fast Froward-formatering > Indstil formatering fremad.

2. I dialogboksen Angiv svarformatering eller Indstil formatering frem, skal du kontrollere det angivne meddelelsesformat, som du altid vil svare på eller videresende i, og klikke på OK .

3. Klik videre Kutools > Fast formatering > Fast svarformatering (eller Fast formatering fremad)> Aktivér fast svarformatering (eller Aktivér fast formatering fremad) for at aktivere funktionen.

Og i poppen, der genbekræfter Kutools for Outlook-dialogen, skal du klikke på OK .

Fra nu af, når du klikker Forside > Svar, Svar alle eller Videresend For at svare / videresende en e-mail ændres svarene eller videresendelserne automatisk til det angivne meddelelsesformat.