Opret, rediger, slet og genbrug hurtige dele (autotext) hurtigt i Outlook

Opret, slet og genbrug hurtigt hurtige dele (autotext) i Outlook

Forfatter: Kelly Sidst ændret: 2024-06-24

Kutools til Outlook

Når du skriver e-mails, kan du ofte skrive visse sætninger gentagne gange. Quick Parts-funktionen giver dig mulighed for hurtigt at indsætte disse sætninger uden at skrive dem igen hver gang. Kutools til Outlook's Autotekst-rude forbedrer denne funktion ved at angive alle kategorier af hurtige dele (autotekst) og hurtige dele i en indbygget rude. Dette giver dig mulighed for at genbruge enhver hurtig del eller autotekst med blot et enkelt klik, hvilket gør din e-mail-sammensætning mere effektiv og strømlinet.

Fordele ved Kutools' AutoText Rude
Opret og indsæt hurtigt en markering som autotekst (hurtig del)
Slet eller omdøb kategorien eller autoteksten
Eksporter og importer automatisk tekst (hurtig del)
Flyt eller juster den automatiske tekstrude
Andre nyttige muligheder

Kutools til Outlook som giver over 100 funktioner i Outlook til at øge kommunikationseffektiviteten og sikre dine oplysninger. Blandt dem, over 70 funktioner er permanent gratis at bruge. Først bør du download og installer Kutools til Outlook.

Klik Kutools > Resource at åbne Kutools-rude. Autotekst ruden vises i højre side af Outlook-vinduet. Se skærmbillede:

Resource ruden i Outlook understøtter både læseruden og pop op-vinduer til nye beskeder, svar og videresendelser. Når du klikker på Resource knappen, er alle fire typer aktiveret som standard. Derudover kan du vælge, hvor du ønsker, at ressourceruden skal vises automatisk. For at gøre dette skal du klikke Kutools > Resource rullemenuen, og vælg derefter den ønskede rude eller vindue for at få vist ressourceruden.

Fordele ved Kutools'AutoText Panel

Intuitiv brugergrænseflade 🖥️

Kutools har et mere brugervenligt grænsefladedesign, der giver brugerne mulighed for nemt at finde og bruge de nødvendige tekstuddrag. Grænsefladen er intuitiv og nem at betjene, hvilket gør processen med at skrive e-mails mere effektiv.

Kraftige ledelsesfunktioner ⚙️

Kutools tilbyder et rigere sæt af administrationsmuligheder, der gør det muligt for brugere hurtigt at slette, omdøbe og kategorisere tekstuddrag. Brugere kan batch-administrere disse uddrag, hvilket væsentligt forbedrer administrationseffektiviteten og brugervenligheden.

Diverse indholdsindsættelse 🖼️

Ud over tekst understøtter Kutools indsættelse af forskellige formater såsom billeder, tabeller og diagrammer, hvilket gør e-mail-indhold rigere og mere professionelt. Denne funktion giver brugerne mulighed for at oprette mere forskelligartede og visuelt tiltalende e-mails.

Import og eksport funktioner 🔄

Kutools giver brugerne mulighed for at importere og eksportere AutoText-uddrag. Denne funktion gør det muligt for brugere at sikkerhedskopiere deres tekstuddrag eller migrere dem mellem forskellige enheder og versioner af Outlook, hvilket giver større fleksibilitet og datasikkerhed.

Opret og indsæt hurtigt en markering som autotekst (hurtig del)

Vælg det indhold, du vil gemme som autotekst, i meddelelsens brødtekst. Og klik derefter knap, se skærmbillede:
.
I Ny autotekst dialog boks:
- (1) Indtast et navn til den nye AutoText i Navn boks;
- (2) Angiv derefter en kategori til at finde den nye autotekst fra rullelisten. Du kan direkte oprette en ny kategori ved at klikke Ny kategori knappen og derefter tilføje dit kategorinavn.
- (3) Klik på Tilføj .
Autoteksten er blevet oprettet på én gang. Du kan forhåndsvise det i Autotekst-ruden. Se skærmbillede:
For at indsætte autoteksten til enhver meddelelse, du har brug for, skal du blot klikke på meddelelsesteksten, hvor du vil indsætte.
I autotekstruden skal du først klikke for at vælge den kategori, som den autotekst, du vil indsætte, tilhører, og derefter klikke på autotekstposten for at indsætte direkte i e-mailen.

Tips:
Du kan indsætte AutoText-posten som Rig tekst, Plain Text, Eller en Billede ved at vælge din foretrukne mulighed fra rullelisten i autotekstindgangen.

Slet eller omdøb kategorien eller autoteksten

Sådan slettes eller omdøbes kategorien:

Vælg det kategorielement, du vil slette, og klik på rullemenuen i kategorilisteboksen, vælg Slet kategori or Omdøb kategori du mangler.

For at slette eller omdøbe autotekstposten:

Sæt markøren på AutoText-elementet, som du vil slette eller omdøbe, klik på ikon. Vælg derefter Omdøb or Slette mulighed du har brug for.

Tips:
Hvis du vil slette alle autotekstposter under en kategori, skal du klikke rullemenuen i AutoText-listeboksen, og vælg Slet alt.

Eksporter og importer automatisk tekst (hurtig del)

Med Kutools til Outlook's AutoText-rudeværktøj kan du nemt importere og eksportere alle hurtige dele i Microsoft Outlook med flere klik.

Eksporter automatisk tekstindtastninger:

Klik på knappen rullemenuen i kategorilisteboksen, og vælg Eksporter autotekstI Eksporter autotekst dialogboksen, skal du klikke på knappen knappen for at vælge en destinationsmappe til at gemme den eksporterede fil. Klik derefter OK.

Importer automatiske tekstindtastninger:

Klik på knappen rullemenuen i kategorilisteboksen, og vælg Importer autotekstI Importer autotekst dialogboksen, skal du klikke på knappen knappen for at vælge den fil, du vil importere. Klik derefter OK.

Flyt eller juster den automatiske tekstrude

Hvis du vil flytte autotekstruden til et andet sted eller justere autotekstruden, skal du klikke på pilen ved siden af knappen Luk og derefter klikke på Flyt or Resize fra rullelisten.

Hvis du klikker på Flyt mulighed, bliver markøren til et kryds , og du kan flytte ruden Autotekst til hvor som helst i det aktuelle meddelelsesvindue.
Hvis du klikker på Resize mulighed, bliver markøren , kan du trække markøren for let at justere størrelsen på ruden Auto Text.

Andre nyttige muligheder

I kategorilisteboksen:

Opfrisk: Klik på denne Opdater-knap for at synkronisere AutoText-posterne i Outlook med Kutools AutoText-ruden.

I autotekst-listeboksen:

Aktiver flydende forhåndsvisning: Klik på denne knap for at vise eller skjule den flydende forhåndsvisning af autotekstposter.

Aktiver forhåndsvisning af listerude: Klik på denne knap for at vise eller skjule ruden forhåndsvisning af autotekstposter

Forøg skriftstørrelse / Reducer skriftstørrelse: Disse to muligheder giver mulighed for at øge eller formindske skrifttypen for autotekstindtastningerne efter behov.

Demo: Opret, genbrug og slet hurtige dele (autotext) i Outlook

Oplev Kutools / Kutools Plus fanen i denne video, tilføjet af Kutools til Outlook. Nu er de fleste funktioner, inklusive AI-funktioner, gratis! Pro-funktioner kommer med en 30-dages prøveperiode uden begrænsninger!