Gå til hovedindhold

Opret regler som en professionel: Master Email Management med Kutools avancerede regler i Outlook

Forfatter: Zhoumandy Sidst ændret: 2024-11-05

I den travle verden af ​​professionel kommunikation kan effektiv administration af en indbakke være lige så afgørende som enhver strategisk beslutning. Microsoft Outlook er en fast bestanddel til e-mail-håndtering i mange virksomheder, men med Kutools for Outlooks avancerede regler kan brugere overskride typiske begrænsninger og optimere deres e-mail-processer. Denne vejledning dykker ned i de tydelige fordele ved avancerede regler i forhold til standard Outlook-regler, demonstrerer, hvordan du opsætter dem, og udforsker praktiske applikationer, der kan hjælpe dig med at mestre dit e-mailmiljø effektivt.

avanceret regelfunktion i kutools

Kutools avancerede regler vs Outlook-regler

Mens Microsoft Outlooks indbyggede regler giver grundlæggende e-mail-administrationsfunktioner, Kutools til Outlook's Avancerede regler funktion tager din produktivitet til det næste niveau. Det Avancerede regler funktion tilbyder flere forskellige fordele over standard Outlook Regler. Her er et detaljeret kig på disse fordele:

🌐 Ansøgning med flere konti:

I modsætning til Outlooks indbyggede regler, som kun gælder for den e-mail-konto, de er konfigureret til, Kutools avancerede regler kan anvendes på tværs af flere e-mail-konti i Outlook. Denne funktion giver brugerne mulighed for nemt at implementere en enkelt regel til alle or angivne konti , strømlining af processen og sikring af sammenhæng på tværs af forskellige e-mail-kommunikationer.

🚀 Flere betingelser for regeloprettelse:

Kutools avancerede regler tilbyde et bredere udvalg af tilstandsmuligheder. For eksempel kan brugere indstille betingelser baseret på e-mailens sprog , om det vedhæftede navn indeholder specifikke ord eller typen af ​​vedhæftning . Disse nyligt tilføjede betingelser forbedrer i høj grad organisationen og administrationen af ​​din indbakke.

⚙️ Forbedret tilpasning:

Mens Outlook Regler er begrænset til foruddefinerede handlinger og betingelser, Kutools avancerede regler tilbyder omfattende tilpasningsmuligheder, der giver mulighed for komplekse regler med indlejrede betingelser. For eksempel, Outlook Regler kan kun kontrollere, om emnet eller kroppen indeholder specifikke ord. I modsætning, Avancerede regler kan angive betingelser som 'indeholder ','indeholder ikke ','er (præcis) ','er ikke ','begynder med ','begynder ikke med ','ender med ', og'slutter ikke med '. Derudover, når du håndterer teksten i specifikke ord, Outlook Regler kan kun kombinere betingelser ved hjælp af 'or ' (hvilket betyder, at enhver betingelse kan udløse reglen), Avancerede regler giver mulighed for mere kompleks logik ved at aktivere både 'og ' (alle betingelser skal være opfyldt) og 'or ' forhold mellem tekstbetingelser. Dette giver mulighed for mere præcis e-mail-filtrering.

📂 Klassificerede kategorier:

Ved opstilling af betingelser, Outlook Regler bland alle forhold sammen. I modsætning, Kutools avancerede regler forbedre organisationen ved at kategorisere betingelser i særskilte regeltyper, hvilket forenkler opsætningsprocessen.

🔍 Tydeligere oversigt:

Avancerede regler funktionen giver et omfattende overblik over alle dine regler, hvilket giver tydeligt overblik over de handlinger, hver regel vil udføre. For eksempel, hvis en regel er indstillet til at flytte en e-mail til en specifik mappe efter opfyldelse af visse betingelser, vil grænsefladen tydeligt vise handlingen som 'Flyt til '. Denne klarhed forenkler ikke kun regelstyring, men hjælper også væsentligt med fejlfinding.

🌟 Brugervenlig grænseflade:

Mens Outlook Regler grænsefladen kan være kompleks for nye brugere, den intuitive grænseflade af Avancerede regler gør det nemt at opsætte og administrere regler.

🤝 Sømløs integration:

Kutools avancerede regler integrere problemfrit med Outlook, hvilket sikrer, at alle dine eksisterende e-mails og indstillinger er kompatible, og at du kan fortsætte med at bruge Outlook uden nogen afbrydelser.

Opgrader din e-mail-oplevelse med Kutools til Outlook ! Lås op for potentialet i din indbakke med mere end 100 praktiske værktøjer designet til at forenkle din e-mailrutine og imødekomme både grundlæggende og avancerede behov. Udforsk alle funktioner uden nogen risiko for en transformerende e-mail-oplevelse. Download i dag og strømline dine e-mail-opgaver!

Eksempler på oprettelse af regler med avancerede regler i Outlook

Oprettelse og administration af e-mail-regler behøver ikke at være skræmmende. Kutools til Outlook's Avancerede regler funktion forenkler denne proces med en robust og intuitiv grænseflade, der henvender sig til både nybegyndere og superbrugere. I dette afsnit vil vi undersøge, hvordan du kan udnytte Avancerede regler for at strømline din e-mail-workflow ved at vise tre populære eksempler på regler i Outlook.

Bemærk: For at anvende Avancerede regler nytte af Kutools til Outlook, for det første skal du downloade og installere Kutools til Outlook.

Eksempel 1: Automatisk flytning af e-mails til bestemte mapper

Denne regel er vigtig for brugere, der håndterer en stor mængde indgående e-mails fra forskellige kilder. Det sorterer automatisk e-mails i udpegede mapper, hvilket gør det muligt for brugerne at prioritere og svare mere effektivt. For eksempel flyttes e-mails, der indeholder specifikke søgeord, til de respektive mapper. Denne organisation hjælper med at opretholde en ren og velordnet indbakke, så brugerne hurtigt kan finde e-mails relateret til specifikke emner eller projekter uden at skulle gennemsøge en rodet indbakke.

Trin 1. Aktiver funktionen Avancerede regler, og begynd at oprette en ny regel

1. Gå til Kutools fane og klik Avancerede regler.

klik på Avancerede regler fra kutools fanen

2. i Avancerede regler dialogboksen, skal du klikke på knappen ny knap Ny knappen for at starte oprettelsen af ​​en ny regel.

klik på ny knap i dialogboksen

Trin 2: Opsæt betingelser for reglen

I dette scenarie sigter vi mod at flytte e-mails, der indeholder sætningerne 'Kutools til Outlook'Og'salg'eller'KTO'Og'salg' i enten emnet eller brødteksten til en udpeget mappe.

1. i Opret ny regel – Trin 1 af 4 dialogboksen, skal du kontrollere Emne eller krop indeholder specifikke ord valgmulighed.

2. Det Tekst indeholder dialogboksen vises. Klik på ny knapNy knap.

tjek indstillingen Emne eller brødtekst indeholder specifikke ord for at åbne dialogboksen Tekst indeholder

3. i Søgningstekst i dialogboksen, skal du gøre som følger.

3.1 Skriv 'Kutools til Outlook'Og'salg' i Ny søgetekst tekstboks.

3.2 Klik Tilføj.

3.3 Klik OK.

angiv den specifikke tekst

Ved at gøre det specificerer den betingelsen om, at e-mails skal indeholde begge ord.

4. Derefter går det tilbage til Tekst indeholder dialog boks. For at tilføje et alternativt sæt af sætninger, klik venligst på ny knap Ny knappen igen.

klik på knappen Ny for at tilføje anden tekst

5. i Søgningstekst dialogboksen, gentag rutinen.

5.1 Skriv 'KTO'Og'salg' i Ny søgetekst tekstboks.

5.2 Klik Tilføj.

5.3 Klik OK.

skriv anden tekst

6. Nu er betingelsen sat op med succes. Denne betingelse vil blive anvendt på e-mails, der indeholder enten 'Kutools til Outlook'Og'salg'eller'KTO'Og'salg'. Klik OK.

betingelsen er sat op

7. klik Næste at flytte til Handling indstillinger.

Klik på Næste for at gå til handlingsindstillingerne

Tip:
  • Udover at tjekke om emnet eller kroppen 'indeholder ' specifikke ord, Avancerede regler kan også angive betingelser som 'indeholder ikke ','er (præcis) ','er ikke ','begynder med ','begynder ikke med ','ender med ', og'slutter ikke med '.
    Du skal blot klikke på den understregede indholdstekst i Opret ny regel – Trin 1 af 4 dialogboksen og vælg fra rullemenuen i pop op-vinduet Opret ny regel dialog boks.
  • kriterier for emnet eller kropsfeltet

Trin 3: Konfigurer handlinger for reglen

1. i Opret ny regel – Trin 2 af 4 dialogboksen, skal du kontrollere Flyt til den angivne mappe valgmulighed.

2. I pop-up-vinduet Vælg mappe dialogboksen skal du vælge den udpegede mappe.

3. klik OK.

Konfigurer handlinger for reglen

4. klik Næste at flytte til Undtagelser indstillinger.

Klik på Næste for at gå til indstillinger for undtagelser

Trin 4: Konfigurer undtagelser for reglen

I Opret ny regel – Trin 3 af 4 dialogboks, angiv undtagelserne. I dette eksempel har vi ingen undtagelser, så vi klikker Næste.

Indstil undtagelser for reglen

Trin 5: Afslut regelopsætningen

1. i Opret ny regel – Trin 4 af 4 dialogboksen skal du indtaste navnet på reglen i Regel Name tekstboks.

2. (valgfrit) Indtast bemærkningerne til reglen i Regelbemærkninger tekstboks.

3. klik OK.

angiv regelenmae og bemærkning

tips:
  1. Hvis du ønsker at anvende denne regel på specifikke konti, i stedet for alle konti, skal du vælge konti fra Reglens omfang rulleliste.

    vælg konti fra Regelomfang for at anvende denne regel

  2. Som standard Aktiver denne regel boksen er markeret. Hvis du ikke vil aktivere reglen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
Resultat

Nu er reglen oprettet med succes. Klik OK for at afslutte indstillingerne. Fra nu af, hvis de ankommende e-mails indeholder ordene 'Kutools til Outlook'Og'salg'eller'KTO'Og'salg' i enten emnet eller brødteksten, vil de blive flyttet til den udpegede mappe.

reglen er oprettet til automatisk flytning af e-mails


Eksempel 2: Indstilling af advarsler for højprioritet kommunikation

Det er afgørende for brugere som ledere at reagere hurtigt på kommunikation fra den øverste ledelse eller kritiske kunder for at sikre effektiv beslutningstagning og kundetilfredshed. For at lette dette kan de konfigurere en regel til at udløse en skrivebordsadvarsel, hver gang der modtages en e-mail, der indeholder ord som "haster" eller "ASAP" i emnelinjen. Implementering af denne regel sikrer, at ledere straks bliver underrettet om vigtige e-mails, hvilket gør dem i stand til hurtigt at løse kritiske problemer og opretholde et højt niveau af lydhørhed og professionalisme.

Trin 1. Aktiver funktionen Avancerede regler, og begynd at oprette en ny regel

1. Gå til Kutools fane og klik Avancerede regler.

klik på Avancerede regler fra kutools fanen

2. i Avancerede regler dialogboksen, skal du klikke på knappen ny knap Ny knappen for at starte oprettelsen af ​​en ny regel.

klik på ny knap i dialogboksen

Trin 2: Opsæt betingelser for reglen

I dette scenarie sigter vi mod at udløse en skrivebordsadvarsel, hver gang der modtages en e-mail, der indeholder ord som "presserende"Eller"ASAP" i emnelinjen.

1. i Opret ny regel – Trin 1 af 4 dialogboksen, skal du kontrollere Emnet indeholder specifikke ord valgmulighed.

2. Det Tekst indeholder dialogboksen vises. Klik på ny knapNy knap.

tjek indstillingen Emne indeholder specifikke ord for at åbne dialogboksen Tekst indeholder

3. i Søgningstekst i dialogboksen, skal du gøre som følger.

3.1 Skriv 'presserende' i Ny søgetekst tekstboks.

3.2 Klik Tilføj.

3.3 Klik OK.

angiv teksten

Ved at gøre det specificerer den betingelsen om, at e-mails skal indeholde ordet 'presserende'.

4. Derefter går det tilbage til Tekst indeholder dialog boks. For at tilføje en alternativ tekst, skal du klikke på ny knap Ny knappen igen.

klik på ny knap for at tilføje andre kriterier

5. i Søgningstekst dialogboksen, gentag rutinen.

5.1 Skriv 'ASAP' i Ny søgetekst tekstboks.

5.2 Klik Tilføj.

5.3 Klik OK.

tilføje et andet tekstkriterium

6. Nu er betingelsen sat op med succes. Denne betingelse vil blive anvendt på e-mails, der indeholder enten 'presserende' eller 'ASAP'. Klik OK.

betingelsen er sat op

7. klik Næste at flytte til Handling indstillinger.

Klik på Næste for at gå til handlingsindstillingerne

Tip:
  • Udover at tjekke om emnet eller kroppen 'indeholder ' specifikke ord, Avancerede regler kan også angive betingelser som 'indeholder ikke ','er (præcis) ','er ikke ','begynder med ','begynder ikke med ','ender med ', og'slutter ikke med '.
    Du skal blot klikke på den understregede indholdstekst i Opret ny regel – Trin 1 af 4 dialogboksen og vælg fra rullemenuen i pop op-vinduet Opret ny regel dialog boks.
  • flere kriterier

Trin 3: Konfigurer handlinger for reglen

1. i Opret ny regel – Trin 2 af 4 dialogboksen, skal du kontrollere Vis e-mail i nyt beskedvindue med specifik besked valgmulighed.

2. i Opret ny regel dialogboksen, der vises, skal du indtaste den specifikke meddelelse som vist nedenfor for skrivebordsadvarslen.

"Dette er en presserende e-mail, svar på den ASAP! "

3. klik OK.

Konfigurer handlinger for reglen

4. klik Næste at flytte til Undtagelser indstillinger.

Klik på Næste for at gå til indstillinger for undtagelser.

Trin 4: Konfigurer undtagelser for reglen

I Opret ny regel – Trin 3 af 4 dialogboks, angiv undtagelserne. I dette eksempel har vi ingen undtagelser, så vi klikker Næste.

Indstil undtagelser for reglen

Trin 5: Afslut regelopsætningen

1. i Opret ny regel – Trin 4 af 4 dialogboksen skal du indtaste navnet på reglen i Regel Name tekstboks.

2. (valgfrit) Indtast bemærkningerne til reglen i Regelbemærkninger tekstboks.

3. klik OK.

angiv regelnavn og -mærker

tips:
  1. Hvis du ønsker at anvende denne regel på specifikke konti, i stedet for alle konti, skal du vælge konti fra Reglens omfang rulleliste.

    vælg konti fra Regelomfang for at anvende denne regel

  2. Som standard Aktiver denne regel boksen er markeret. Hvis du ikke vil aktivere reglen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
Resultat

Nu er reglen oprettet med succes. Klik OK for at afslutte indstillingerne. Fra nu af, hver gang der ankommer en e-mail, der indeholder ord som "presserende"Eller"ASAP" i emnelinjen, en skrivebordsadvarsel, der viser meddelelsen "Dette er en presserende e-mail, svar på den ASAP!"vises.

reglen er oprettet til advarsel


Eksempel 3: Automatisering af svar på almindelige forespørgsler

Denne regel er ideel til kundeserviceroller, hvor mange modtagne e-mails indeholder lignende spørgsmål. Kutools avancerede regler tillader opsætning af regler til automatisk at svare på almindelige forespørgsler, såsom anmodninger om produktinformation eller prissætning, med en forudskrevet skabelon. Ved at automatisere svar kan teams fokusere mere på komplekse forespørgsler, hvilket forbedrer den overordnede effektivitet og kundetilfredshed.

Trin 1. Aktiver funktionen Avancerede regler, og begynd at oprette en ny regel

1. Gå til Kutools fane og klik Avancerede regler.

klik på avanceret regel fra kutools fanen

2. i Avancerede regler dialogboksen, skal du klikke på knappen ny knap Ny knappen for at starte oprettelsen af ​​en ny regel.

klik på ny knap i dialogboksen

Trin 2: Opsæt betingelser for reglen

I dette scenarie tilstræber vi automatisk at besvare en e-mail med en forudskrevet skabelon, hver gang en e-mail indeholder 'oplysninger'eller'produktinformation' i emnelinjen modtages.

1. i Opret ny regel – Trin 1 af 4 dialogboksen, skal du kontrollere Emnet indeholder specifikke ord valgmulighed.

2. Det Tekst indeholder dialogboksen vises. Klik på ny knapNy knap.

tjek indstillingen Emne indeholder specifikke ord for at åbne dialogboksen Tekst indeholder

3. i Søgningstekst i dialogboksen, skal du gøre som følger.

3.1 Skriv 'oplysninger' i Ny søgetekst tekstboks.

3.2 Klik Tilføj.

3.3 Klik OK.

skriv de specifikke tekstkriterier

Ved at gøre det specificerer den betingelsen om, at e-mails skal indeholde ordet 'oplysninger'.

4. Derefter går det tilbage til Tekst indeholder dialog boks. For at tilføje en alternativ tekst, skal du klikke på ny knap Ny knappen igen.

klik på ny knap for at tilføje andre kriterier

5. i Søgningstekst dialogboksen, gentag rutinen.

5.1 Skriv 'produktinformation' i Ny søgetekst tekstboks.

5.2 Klik Tilføj.

5.3 Klik OK.

indtast kriterierne

6. Nu er betingelsen sat op med succes. Denne betingelse vil blive anvendt på e-mails, der indeholder enten 'oplysninger' eller 'produktdetaljer''. Klik OK.

betingelsen er sat op

7. klik Næste at flytte til Handling indstillinger.

Klik på Næste for at gå til handlingsindstillingerne

Tip:
  • Udover at tjekke om emnet eller kroppen 'indeholder ' specifikke ord, Avancerede regler kan også angive betingelser som 'indeholder ikke ','er (præcis) ','er ikke ','begynder med ','begynder ikke med ','ender med ', og'slutter ikke med '.
    Du skal blot klikke på den understregede indholdstekst i Opret ny regel – Trin 1 af 4 dialogboksen og vælg fra rullemenuen i pop op-vinduet Opret ny regel dialog boks.
  • mere criteira

Trin 3: Konfigurer handlinger for reglen

1. i Opret ny regel – Trin 2 af 4 dialogboksen, skal du kontrollere Svar med specifik skabelon valgmulighed.

2. i Svarskabelon dialogboksen, der vises, skal du indtaste emnepræfikset i Emnepræfiks tekstboks.

3. Fortsæt med at indtaste brødteksten i dit svar i tekst tekstboks.

4. klik OK.

Konfigurer handlinger for reglen

4. klik Næste at flytte til Undtagelser indstillinger.

Klik på Næste for at gå til indstillinger for undtagelser

Trin 4: Konfigurer undtagelser for reglen

I Opret ny regel – Trin 3 af 4 dialogboks, angiv undtagelserne. I dette eksempel har vi ingen undtagelser, så vi klikker Næste.

Indstil undtagelser for reglen

Trin 5: Afslut regelopsætningen

1. i Opret ny regel – Trin 4 af 4 dialogboksen skal du indtaste navnet på reglen i Regel Name tekstboks.

2. (valgfrit) Indtast bemærkningerne til reglen i Regelbemærkninger tekstboks.

3. klik OK.

angiv regelnavnet og -mærkerne

tips:
  1. Hvis du ønsker at anvende denne regel på specifikke konti, i stedet for alle konti, skal du vælge konti fra Reglens omfang rulleliste.

    vælg konti fra Regelomfang for at anvende denne regel

  2. Som standard Aktiver denne regel boksen er markeret. Hvis du ikke vil aktivere reglen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
Resultat

Nu er reglen oprettet med succes. Klik OK for at afslutte indstillingerne. Fra nu af vil enhver indgående e-mail, der inkluderer 'oplysninger'eller'produktinformation' i emnelinjen vil der automatisk blive besvaret med den svarskabelon, du konfigurerede tidligere.

reglen er oprettet til autosvar

Noter:
  • I Avancerede regler dialogboksen, er der knapper på værktøjslinjen.

    • ny knap: Klik på denne knap for at oprette en ny regel.
    • rediger knap: Vælg en regel, og klik derefter på denne knap for at redigere den.
    • kopi-knap: Vælg en regel, og klik derefter på denne knap for at kopiere den.
    • fjern knappen: Vælg en regel, og klik derefter på denne knap for at fjerne den.
    • fjern alle knappen: Klik på denne knap for at fjerne alle regler.
    • flytte op-knap: Vælg en regel, og klik på denne knap for at flytte den op.
    • flytte ned knap: Vælg en regel, og klik på denne knap for at flytte den ned.
    • import-knap: Klik på denne knap for at importere regler til Regelliste.
    • eksportknap: Klik på denne knap for at eksportere alle regler.
    • log knap: Klik på denne knap for at se handlingen
    • mulighed for ombrydning af regelbeskrivelse: Hvis du markerer denne indstilling, skal regelbeskrivelsen ovenfor Regelbeskrivelse boksen vil automatisk blive pakket baseret på bredden af Avancerede regler dialog boks.
  • I Avancerede regler dialogboksen, marker afkrydsningsfeltet ved siden af Navn for at aktivere eller deaktivere alle regler.
  • I Avancerede regler dialogboks, du kan bruge højreklik på menuen at udføre flere operationer.

    flere muligheder i højrekliksmenuen

  • Hvis du har oprettet flere regler i Avancerede regler dialog, vil disse regler blive udført oppefra og ned.

Bedste kontorproduktivitetsværktøjer

Breaking News: Kutools til Outlook lanceres Gratis Version!

Oplev de helt nye Kutools til Outlook GRATIS version med 70+ utrolige funktioner, din til at bruge FOR ALLTID! Klik for at downloade nu!

🤖 Kutools AI : Bruger avanceret AI-teknologi til at håndtere e-mails ubesværet, herunder besvarelse, opsummering, optimering, udvidelse, oversættelse og komponering af e-mails.

📧 Email Automation: Automatisk svar (tilgængelig til POP og IMAP)  /  Planlæg Send e-mails  /  Auto CC/BCC efter regler ved afsendelse af e-mail  /  Automatisk videresendelse (avancerede regler)   /  Tilføj automatisk hilsen   /  Opdel automatisk e-mails med flere modtagere i individuelle meddelelser ...

📨 Email Management: Genkald e-mails  /  Bloker svindel-e-mails af emner og andre  /  Slet duplikerede e-mails  /  Avanceret søgning  /  Konsolider mapper ...

📁 Vedhæftede filer ProBatch Gem  /  Batch adskilles  /  Batch komprimere  /  Automatisk gem   /  Automatisk afmontering  /  Automatisk komprimering ...

🌟 Interface Magic: 😊 Flere smukke og seje emojis   /  Påmind dig, når vigtige e-mails kommer  /  Minimer Outlook i stedet for at lukke ...

👍 Wonders med et enkelt klik: Besvar alle med indgående vedhæftede filer  /   Anti-phishing e-mails  /  🕘Vis afsenderens tidszone ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakter og kalender: Batch Tilføj kontakter fra udvalgte e-mails  /  Opdel en kontaktgruppe til individuelle grupper  /  Fjern fødselsdagspåmindelser ...

Lås øjeblikkeligt Kutools til Outlook op med et enkelt klik—permanent gratis. Vent ikke, download nu og øg din effektivitet!

kutools til outlook-funktioner1 kutools til outlook-funktioner2