Slet eller fjern hurtigt dublerede e-mails i Outlook

Slet, flyt eller kategoriser duplikerede e-mails hurtigt i Outlook

Kutools for Outlook

Når du vil slette alle dine duplikerede e-mails på én gang, tilbyder Outlook desværre ikke en indbygget løsning. Normalt skal du manuelt slette dem én efter én eller lede efter et nyttigt tilføjelsesprogram til at hjælpe med denne opgave. Kutools for Outlook er et værdifuldt tilføjelsesprogram designet til at øge din produktivitet i Outlook. Med Kutools for Outlook's Dublerede hjælpeprogrammer, håndtering af duplikerede e-mails er et snuptag, så du hurtigt kan batchslette, flytte eller kategorisere dem.

Slet duplikerede e-mails inden for valgte e-mails
Slet dublerede e-mails fra angivne mapper
Slet, flyt eller kategoriser duplikerede e-mails fra specificerede mapper

Slet duplikerede e-mails inden for valgte e-mails

For at slette duplikerede e-mails i udvalgte e-mails, skal du Udvalgte e-mails træk ved Kutools for Outlook kan hjælpe dig med nemt at få det gjort. Gør venligst som følger.

1. Åbn en e-mail-mappe, og vælg de e-mails, som du vil fjerne dubletter i dem.

Holding the Ctrl tasten, kan du vælge flere ikke-tilstødende e-mails ved at klikke på dem én efter én på meddelelseslisten.
Holding the Flytte tasten, kan du vælge flere tilstødende e-mails ved at klikke på den første e-mail og den sidste på meddelelseslisten.

2. Vælg Kutools > Dupliker > Udvalgte e-mails.

3. Derefter a Dupliker dialogboksen vil poppe op med alle dubletter i de valgte e-mails. Så kan du klikke på Slette knappen for at starte al sletning af duplikerede e-mails.

Tip: Alle duplikerede e-mails er markeret som standard. Hvis du ikke ønsker at slette alle dubletter, kan du udvide dubletgruppen og kun markere de dubletter, der skal slettes.

4. Den Dubletter af mails – Kutools dialogboksen vil derefter poppe op for at minde dig om, hvor mange duplikerede e-mails du har slettet. Klik OK for at lukke denne dialogboks.

5. Nu er alle duplikerede e-mails blevet slettet, så der kun er én kopi tilbage (e-mailen, der viser den røde prik i nederste højre hjørne af e-mail-ikonet). Du kan klikke på Finish knappen for at lukke dialogboksen.

Noter:

For at slette specifikke dubletter skal du blot tjekke dem i Dublet e-mailliste boks og klik derefter på slette .
E-mails betragtes som dubletter, hvis emne-, brødtekst- og vedhæftede filnavne er de samme. Alle tre kriterier skal være opfyldt, for at en e-mail kan klassificeres som en dublet.

Slet dublerede e-mails fra angivne mapper

I ovenstående afsnit beskrev jeg, hvordan du sletter duplikerede e-mails fra udvalgte e-mails, her vil jeg beskrive, hvordan du sletter duplikerede e-mails fra specificerede mapper ved hjælp af Slet dublerede e-mails i mapper træk ved Kutools for Outlook.

1. Efter installationen Kutools for Outlook, Vælg Kutools > Dupliker > Mappe e-mails.

2. i Dublerede e-mails – Vælg mappe dialogboks, skal du konfigurere som følger.

2.1) Vælg de e-mail-mapper, hvorfra du vil slette dubletter.

2.2) Klik OK at fortsætte.

Tips:

Hvis du vil finde duplikerede e-mails på tværs af udvalgte mapper, skal du kontrollere Filtrering på tværs af filer boks. Ellers vil søgningen efter duplikerede e-mails være begrænset til individuelle mapper.
Der er flere handlinger i højrekliksmenuen for at hjælpe dig med hurtigt at vælge mapper. Se skærmbillede:

3. Derefter a Kopier e-mails dialogboksen vil poppe op med alle dubletter i de valgte e-mails. Så kan du klikke på Slette knappen for at starte al sletning af duplikerede e-mails.

Tips:

Alle duplikerede e-mails er som standard markeret. Hvis du ikke ønsker at slette alle dubletter, kan du udvide dubletgruppen og kun markere de dubletter, der skal slettes.
Højreklik på dubletterlisten åbner højrekliksmenuen, hvor du nemt kan udvide og skjule listen ved at klikke på den relevante mulighed.

4. Derefter a Dubletter af mails – Kutools dialogboksen vil poppe op for at minde dig om, hvor mange duplikerede e-mails du har slettet. Klik OK for at lukke denne dialogboks.

5. Nu er alle duplikerede e-mails blevet slettet, så der kun er én kopi tilbage (e-mailen, der viser den røde prik i nederste højre hjørne af e-mail-ikonet). Når du er færdig med sletningen, skal du lukke dialogboksen.

Noter:

For at slette specifikke dubletter skal du blot tjekke dem i Dublet e-mailliste boks og klik derefter på slette .
E-mails betragtes som dubletter, hvis emne-, brødtekst- og vedhæftede filnavne er de samme. Alle tre kriterier skal være opfyldt, for at en e-mail kan klassificeres som en dublet.

Slet, flyt eller kategoriser duplikerede e-mails i specificerede mapper

Udover de to ovenstående funktioner, Kutools for Outlook tilbyder også en funktion kaldet Avancerede dubletter. Denne funktion gør mere end blot at slette duplikerede e-mails i specificerede mapper baseret på dine indstillede filtre; det gør det også muligt at flytte og kategorisere disse dubletter.

1. Efter installationen Kutools for Outlook, Vælg Kutools > Dupliker > Avanceret duplikat.

2. i Dublerede e-mails – Trin 1 guiden, skal du konfigurere som følger.

2.1) Vælg de e-mail-mapper, hvorfra du vil slette dubletter.

2.2) Klik på Næste: Vælg felter for at filtrere duplikerede e-mails for at fortsætte.

Tips:

Højreklik på Mappe navn liste, kan du nemt markere, fjerne markeringen, vælge, fravælge, udvide eller skjule alle mapper, som du har brug for med højreklik-indstillingerne.

De valgte mapper er angivet i højre side af guiden, og meddelelser i den øverste mappe vil blive prioriteret at blive bevaret.
Du kan vælge en af mapperne og derefter klikke på et af flytteikonerne for at omarrangere den valgte mappe efter behov.
Du kan slette en mappe ved at vælge den og klikke på Slette .

3. Nu kommer du ind i Dublerede e-mails – Trin 2 guiden. I denne guide skal du angive betingelserne for at bestemme duplikerede e-mails og klikke på Næste: Vælg de felter, der skal vises i resultaterne .

Tips:

Fylde, Attachment Emne felter er markeret som standard. E-mails vil kun blive betragtet som dubletter, hvis disse tre betingelser alle matches. Du kan angive dine egne felter, hvis du har brug for det.
Hvis du vil finde duplikerede e-mails på tværs af udvalgte mapper, skal du kontrollere Søg i dublerede meddelelser på tværs af mapper boks. Ellers vil søgningen efter duplikerede e-mails være begrænset til individuelle mapper.

4. i Dublerede e-mails – Trin 3 guiden, vælg en resultatvisningstilstand og klik på Start filtrering .

Tips:

Standard indstilling er valgt som standard, hvilket betyder, at filsti, emne krop felter vil blive vist i filterresultatet.
Du kan angive de felter, du skal have vist i filterresultatet. Bare vælg Tilpasset mulighed, og tjek derefter de felter, du har brug for i Duplicate Mails - Indstilling dialogboksen og gem indstillingerne
Hvis du vælger Udvalgte dubletkriterier mulighed, vil filterresultaterne vise de betingelsesfelter, du specificerede i trin 3.

5. i Dublerede e-mails – Trin 4 troldmand, en Kutools for Outlook dialogboksen vil først dukke op for at minde dig om filterets færdiggørelse, klik på OK knap. Så er alle duplikerede e-mails i udvalgte mapper opført i guiden. Derefter kan du slette, flytte eller kategorisere de duplikerede e-mails som følger.

Slet alle duplikerede e-mails

For at slette alle duplikerede e-mails skal du konfigurere som følger i Dublerede e-mails - Trin 4 guiden.

Klik på knappen Måder at håndtere duplikerede e-mails på rullelisten, vælg Slet (flyt til mappen Slettede elementer) og klik derefter på Ansøg nu .
Dette vil bringe en Kutools for Outlook dialogboks, der fortæller dig, hvor mange duplikerede e-mails, der er blevet slettet, klik OK for at lukke dialogboksen. Du vil se de duplikerede e-mails med undtagelse af den reserverede e-mail (en med en rød prik vist i nederste højre hjørne af e-mail-ikonet) opført i guiden med en gennemstregning tilføjet.
Tip: Disse e-mails med en gennemstregning er blevet slettet fra de angivne mapper.
Klik på knappen Udført knappen for at lukke guiden.

Flyt alle duplikerede e-mails

Hvis du har brug for at flytte alle duplikerede e-mails til en bestemt mappe i stedet for at fjerne dem, kan du gøre som følger:

Klik på knappen Måder at håndtere duplikerede e-mails på rullelisten, vælg Flyt dubletter (undtagen reserverede) or Flyt alle dubletter (inklusive reserverede) og klik derefter på Ansøg nu .
Tip: Den reserverede e-mail er den med en rød prik, der vises i nederste højre hjørne af e-mail-ikonet.
A Vælg mapper dialogboksen dukker op, skal du vælge eller oprette en mappe for at gemme dubletterne og derefter klikke på OK .
Så a Kutools for Outlook dialogboksen dukker op og fortæller dig, hvor mange duplikerede e-mails, der er blevet flyttet, klik OK for at lukke dialogboksen. Du vil se de duplikerede e-mails opført i guiden med en gennemstregning tilføjet.
Tip: Disse e-mails med en gennemstregning er blevet flyttet til den angivne mappe.
Klik på knappen Udført knappen for at lukke guiden.

Kategoriser alle duplikerede e-mails

For at kategorisere alle duplikerede e-mails skal du gøre som følger:

Klik på knappen Måder at håndtere duplikerede e-mails på rullelisten, vælg Tilføj kategorier (inklusive reserverede) og klik derefter på Ansøg nu .
Tip: Den reserverede e-mail er den med en rød prik, der vises i nederste højre hjørne af e-mail-ikonet.

I åbningen Farvekategorier dialogboksen, marker en eller flere kategorier efter behov, og klik derefter OK.

Bemærk: Hvis det er første gang, du har brugt kategorierne, en Omdøb kategori dialogboksen åbnes, kan du vælge om du vil omdøbe den valgte kategori eller ej baseret på dine behov.
Så a Kutools for Outlook dialogboksen dukker op og fortæller dig, hvor mange duplikerede e-mails, der er blevet kategoriseret, klik OK for at lukke dialogboksen. Du vil se de duplikerede e-mails opført i guiden med en gennemstregning tilføjet.
Tip: Alle anførte dubletter, inklusive de reserverede, har fået tilføjet den angivne kategori.
Klik på knappen Udført knappen for at lukke guiden.

Noter:

Bortset fra sletning, flytning eller kategorisering af alle duplikerede e-mails, der er angivet i guiden, kan du også bruge højrekliksmenuen til at administrere specifikke elementer efter eget valg.

Slet, flyt eller kategoriser alle dubletter i en dubletgruppe

Hvis du vil håndtere alle dubletter i en bestemt dubletgruppe, skal du højreklikke på gruppenavnet og derefter vælge den mulighed, du har brug for.

Hvis du vælger en valgmulighed i højrekliksmenuen, vises en promptboks for at bekræfte handlingen, klik på Fortsæt. knappen, hvis du vil fortsætte, eller klik Ophæve.
Dernæst skal du notere dig følgende
- Hvis du vælger at kategoriser alle afkrydsede elementer i den aktuelle gruppe, efter bekræftelse af handlingen, a Farvekategorier dialogboksen dukker derefter op, hvor du kan tildele farvekategorier.
- Hvis du vælger at flytte alle afkrydsede elementer i den aktuelle gruppe, efter bekræftelse af handlingen, a Vælg mapper dialogboksen dukker derefter op, hvor du kan vælge en destinationsmappe.
- Hvis du vælger at slette alle afkrydsede elementer i den aktuelle gruppe, efter bekræftelse af handlingen, vil alle dubletter undtagen den reserverede e-mail blive fjernet med det samme.

Slet, flyt eller kategoriser et bestemt dublet i en dubletgruppe

Hvis du kun ønsker at håndtere en bestemt dublet-e-mail i en dubletgruppe, skal du højreklikke på den dublet og derefter vælge den mulighed, du har brug for. Se skærmbillede:

Hvis du vælger en valgmulighed (undtagen indstillingen Angiv som reserveret e-mail) i højrekliksmenuen, vises en promptboks for at bekræfte handlingen, klik på Fortsæt. knappen, hvis du vil fortsætte, eller klik Ophæve.
Dernæst skal du notere dig følgende
- Hvis du vælger at flytte denne vare, efter bekræftelse af handlingen, a Vælg mapper dialogboksen dukker derefter op, hvor du kan vælge en destinationsmappe.
- Hvis du vælger at kategoriser denne vare, efter bekræftelse af handlingen, a Farvekategorier dialogboksen dukker derefter op, hvor du kan tildele farvekategorier.
- Hvis du vælger at slette denne vare, efter bekræftelse af handlingen, vil alle dubletter undtagen den reserverede e-mail blive fjernet med det samme.

Skift den reserverede e-mail

Hvis du har brug for at ændre den reserverede e-mail, skal du højreklikke på den dublet-e-mail, du vil angive som den nye reserverede e-mail, og vælge indstillingen Indstil som reserveret e-mail fra kontekstmenuen.

Brug nemt de samme indstillinger, næste gang du søger efter dublerede e-mails

Når du har anvendt den avancerede Duplicate-funktion, beholder den de sidste konfigurationer, så du nemt kan bruge de samme indstillinger, næste gang du søger efter duplikerede e-mails. For at gøre dette skal du blot vælge Kutools > Dupliker > Avanceret duplikat og i Dublerede e-mails – Trin 1 guiden, skal du klikke på Start filtrering .