Gå til hovedindhold

Opsummer flere e-mails og generer en rapport i Outlook ved hjælp af AI

Forfatter: Sun Sidst ændret: 2024-08-14

Hvis dine daglige opgaver ofte involverer udveksling af e-mails, der dokumenterer dit arbejde, kan det være vigtigt at opsummere disse e-mails over en bestemt periode. Manuel åbning af hver e-mail og kombination af oplysningerne til en rapport er tidskrævende og udsat for fejl. For at imødekomme dette behov introducerer Kutools for Outlook AI Summary-funktionen. Dette værktøj hjælper med at strømline din arbejdsgang ved at bruge AI til hurtigt at opsummere flere e-mails og generere en detaljeret rapport direkte i Outlook, hvilket gør opgaven mere effektiv og præcis.

Højdepunkter i AI-oversigtsfunktionen:

  • Brug avanceret AI-teknologi til at opsummere indholdet af flere e-mails hurtigt.
  • Type forskellige perioder for e-mail-oversigter i henhold til dine behov, såsom i dag, i går, denne uge, denne måned eller tilpasse tidsintervallet.
  • Tilbud tre opsummeringsstile: præcis, enkel og højlys-fokuseret. Og giver dig også mulighed for at tilpasse krav.
  • Sammenfattende rapporter kan oversættes til 40 sprog.
  • Understøtter generere flere resuméer samtidigt, og du kan redigere den aktuelle oversigt for at generere en ny, der bedre opfylder dine behov.
  • De genererede oversigter kan være kopieret, eksporteres som tekst- eller PDF-filer eller bruges direkte som brødteksten i en ny e-mail.

Disse funktioner gør processen til at opsummere e-mails mere effektiv og fleksibel.

Brugen af ​​AI-oversigtsfunktionen

Lad os se nærmere på, hvordan man effektivt bruger AI-oversigtsfunktionen.

Trin 1. Aktiver Outlook.
Trin 2. Klik på fanen Kutools AI og vælg Oversigtsfunktion.
skudsammendrag 1
Trin 3. I trin 1 i vinduet Arbejdsoversigt:
  1. Først skal du vælge den ønskede e-mailoversigtsperiode. Der er to måder at angive perioden på:

    Vælg hurtigt en periode fra rullemenuen.

    skudsammendrag 2

    Tilpas perioden efter behov.

    Bemærk: Du skal vælge "Tilpasset" fra rullemenuen først for at aktivere indstillingen for brugerdefineret dato.
    skudsammendrag 3
  2. Derefter skal du kontrollere de mapper, hvorfra du ønsker at kompilere oversigterne.

    skudsammendrag 4
  3. Klik Næste for at gå til trin 2 i vinduet Arbejdsoversigt.

Trin 4. I vinduet Trin 2 i vinduet Arbejdsoversigt:
  1. For det første, vælg de e-mails, du vil opsummere.

  2. Derefter vælg opsummeringsstil og sprog.

    dok resumé 5
Trin 5. Start til oversigt

Klik på knappen Start oversigt . shot start summary-knap, og AI'en vil opsummere de anførte e-mails.

skudsammendrag 6

Hvis du ikke er tilfreds med den aktuelle oversigt, kan du klikke på Resumé igen knap for en revideret version.

skudsammendrag 7

Alternativt du kan redigere den første oversigt ved at tilføje eller fjerne indhold, og derefter klikke på Resumé igen for at generere en forbedret version baseret på dine ændringer. Du kan fortsætte med at justere, indtil du opnår den ønskede oversigt.

Trin 6. Brug oversigten
  • Klik Kopiskud kopi knap for at kopiere resuméet til udklipsholder, og indsæt det derefter hvor som helst du vil.

  • Klik eksport og angiv at eksportere den aktuelle oversigt til en mappe som en tekstfil eller pdf-fil.

    skudsammendrag 8
  • Klik på knappen ny emailskudt ny e-mail-knap , og et nyt meddelelsesvindue åbnes med oversigten forududfyldt i brødteksten. Du skal blot redigere afsenderen, modtagerne og emnet og derefter klikke Send at levere den opsummerede e-mail.

    skudsammendrag 9
Noter
  • Klik på knappen Ryg knappen for at nulstille indstillingerne i det sidste trin.

  • Hvis det er første gang, du bruger AI-funktioner, bliver du nødt til det konfigurere AI-indstillingerne før du anvender funktionen Resume.

    skudsammendrag 10

Bedste kontorproduktivitetsværktøjer

Breaking News: Kutools til Outlook lanceres Gratis Version!

Oplev de helt nye Kutools til Outlook GRATIS version med 70+ utrolige funktioner, din til at bruge FOR ALLTID! Klik for at downloade nu!

🤖 Kutools AI : Bruger avanceret AI-teknologi til at håndtere e-mails ubesværet, herunder besvarelse, opsummering, optimering, udvidelse, oversættelse og komponering af e-mails.

📧 Email Automation: Automatisk svar (tilgængelig til POP og IMAP)  /  Planlæg Send e-mails  /  Auto CC/BCC efter regler ved afsendelse af e-mail  /  Automatisk videresendelse (avancerede regler)   /  Tilføj automatisk hilsen   /  Opdel automatisk e-mails med flere modtagere i individuelle meddelelser ...

📨 Email Management: Genkald e-mails  /  Bloker svindel-e-mails af emner og andre  /  Slet duplikerede e-mails  /  Avanceret søgning  /  Konsolider mapper ...

📁 Vedhæftede filer ProBatch Gem  /  Batch adskilles  /  Batch komprimere  /  Automatisk gem   /  Automatisk afmontering  /  Automatisk komprimering ...

🌟 Interface Magic: 😊 Flere smukke og seje emojis   /  Påmind dig, når vigtige e-mails kommer  /  Minimer Outlook i stedet for at lukke ...

👍 Wonders med et enkelt klik: Besvar alle med indgående vedhæftede filer  /   Anti-phishing e-mails  /  🕘Vis afsenderens tidszone ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakter og kalender: Batch Tilføj kontakter fra udvalgte e-mails  /  Opdel en kontaktgruppe til individuelle grupper  /  Fjern fødselsdagspåmindelser ...

Lås øjeblikkeligt Kutools til Outlook op med et enkelt klik—permanent gratis. Vent ikke, download nu og øg din effektivitet!

kutools til outlook-funktioner1 kutools til outlook-funktioner2