Mestring af drop-down lister i Excel: En omfattende vejledning
Rullelisten er en kraftfuld funktion i Excel, der giver brugerne mulighed for at vælge værdier fra foruddefinerede muligheder i stedet for manuel indtastning, hvilket giver bedre dataindtastningsnøjagtighed og effektivitet. Uanset om du er nybegynder eller erfaren Excel-bruger, kan forståelse og brug af rullelister i høj grad forbedre din produktivitet og datahåndteringskapacitet. I denne artikel vil vi trin-for-trin introducere forskellige måder at oprette en rulleliste i Excel.
Opret en rulleliste
Lad os begynde at lære, hvordan du opretter en rulleliste i Excel.
Opret en rulleliste ved at indtaste manuelt
Trin 1: Vælg den eller de celler, du vil placere på rullelisten
Trin 2: Gå til fanen Data, og klik på Datavalidering
Trin 3: Angiv indstillinger i dialogboksen Datavalidering
Under Indstillinger fanen, angiv venligst nedenstående indstillinger:
- Vælg Liste fra Tillad rulleliste
- Indtast de elementer, du vil have vist i rullelisten i Kilde sektion, adskille dem med et komma;
- Klik OK.
Resultat:
Nu er rullelisten oprettet.
Fordele ved denne metode: Behøver ikke et regneark eller område for at placere kildelisten.
Ulemper ved denne metode: Hvis du vil tilføje, fjerne eller redigere elementerne på rullelisten, skal du gå til Datavalidering dialog for at genredigere elementerne i Kilde boks manuelt.
Før du fortsætter med nedenstående metoder til at oprette en rulleliste, skal du bestemme eller oprette de elementer, du vil inkludere i rullelisten. Dette omtales som 'kildelisten', som bør organiseres inden for et specifikt område.
Sørg for, at hvert element på kildelisten er i en separat celle. Denne liste kan være i det samme ark i den nyoprettede rulleliste, et andet ark eller en anden projektmappe.
Opret en rulleliste fra et område
Følg nedenstående trin for at oprette en rulleliste baseret på en række celleværdier:
Trin 1: Vælg den eller de celler, du vil placere på rullelisten
Trin 2: Gå til fanen Data, og klik på Datavalidering
Trin 3: Angiv indstillinger i dialogboksen Datavalidering
Under Indstillinger fanen, angiv venligst nedenstående indstillinger:
- Vælg Liste fra Tillad rulleliste
- Klik på valgikonet
for at vælge kildelisten i Kilde afsnit; - Klik OK.
Resultat:
Nu er rullelisten oprettet.
Fordele ved denne metode: Du kan ændre din rulleliste ved at foretage ændringer i det refererede område (kildelisten) uden at skulle redigere elementerne en efter en i Kilde på startsiden for Datavalidering dialogen.
Ulemper ved denne metode: Hvis du vil tilføje elementer nedenfor eller fjerne elementer fra rullelisten, skal du opdatere det refererede område i Kilde på startsiden for Datavalidering dialog. For automatisk at opdatere elementer baseret på kildelisten, bør du konvertere kildelisten til en tabel.
Tips:
-
Hvis du foretrækker ikke at konvertere kildelisten til en tabel eller manuelt opdatere det refererede område i Datavalidering dialog, når du tilføjer nye elementer, her er to tips, der automatisk kan opdatere rullelisten, mens du tilføjer nye elementer i kildelisten.
-
Når du vælger kildelisten i Datavalidering, inkludere et par tomme celler i bunden af kildedataene, kan du tilføje nye elementer til kildelisten ved at indtaste de tomme celler.
-
Indsæt nye rækker i kildelisten, skriv derefter de nye elementer i kildelisten, så vil rullelisten blive opdateret.
-
Opret en rulleliste med Kutools
Her er en praktisk funktion - Opret en simpel rulleliste of Kutools til Excel kan lade dig hurtigt og nemt oprette en rulleliste med færre klik. Sådan gør du:
- Vælg celle(r) for at placere rullelisten;
- Klik Kutools fane og klik Rulleliste > Opret en simpel rulleliste;
- Vælg det celleområde (eller skriv direkte elementer adskilt af et komma), som du vil vise i rullelisten, klik OK.
Bemærkninger:
- Før du bruger denne funktion, skal du først installere Kutools til Excel. Klik for at downloade og få en gratis 30-dages prøveperiode.
- Ud over denne funktion er der andre praktiske funktioner til nemt at oprette avancerede rullelister, såsom oprettelse af en afhængig rulleliste, lave en rullemenu med flere valg, lave en rullemenu med afkrydsningsfelter, og så videre.
Opret en rulleliste fra en tabel (dynamisk)
Hvis du vil oprette en dynamisk udvidelig rulleliste, der opdateres automatisk, når du tilføjer eller fjerner elementer fra kildelisten, skal du placere kildedataene i en Excel-tabel.
Trin 1: Konverter kildelisten til en tabel
Vælg kildelisten og klik indsatte > Bordlampe, og i Opret tabel dialog, hvis valget indeholder kolonneoverskrift, skal du sætte kryds Mit bord har overskrifter, og klik derefter på OK.
Trin 2: Vælg den eller de celler, du vil placere på rullelisten
Trin 3: Gå til fanen Data, og klik på Datavalidering
Trin 4: Angiv indstillinger i dialogboksen Datavalidering
Under Indstillinger fanen, angiv venligst nedenstående indstillinger:
- Vælg Liste fra Tillad rulleliste
- Klik på valgikonet for at vælge tabelområdet (ekskl. overskrift) i Kilde afsnit;
- Klik OK.
Resultat:
Rullelisten er oprettet.
Og når du tilføjer eller fjerner elementer fra kildetabellen, vil rullelisten blive opdateret på samme tid.
Fordele ved denne metode: Du kan ændre din rulleliste ved at foretage ændringer i kildetabellen, herunder at redigere eksisterende elementer, tilføje nye eller fjerne elementer.
Ulemper ved denne metode: Ingen.
- Følg disse trin for at aktivere automatisk opdatering af rullelisten, når nye elementer føjes til en tabel:
- Klik på det sidste punkt i tabellen.
- Tryk på Enter-tasten for at gå til næste celle.
- Indtast det nye element i cellen, og det vil automatisk blive inkluderet i rullelisten.
- Hvis tabellen ikke automatisk udvider rækkevidden, skal du gå til File (Felt) > Indstillinger > proofing at klikke Indstillinger for automatisk korrigering, og tjek Medtag nye rækker og kolonner i tabellen automatisk, mens du arbejder mulighed under Autoformater, mens du skriver fane.
Opret en rulleliste fra et områdenavn
Hvis du vil oprette rullelister i flere ark baseret på den samme kildeliste, anbefaler jeg, at du opretter et områdenavn til kildelisten, så det er nemt at referere til det.
Trin 1: Opret et områdenavn til kildelisten
Vælg kildelisten og gå til navnefeltet (ved siden af formellinjen), og skriv et navn til den (navnet må ikke indeholde mellemrum eller andre specialtegn), og tryk derefter på Indtast nøglen til at afslutte.
Trin 2: Vælg den eller de celler, du vil placere på rullelisten
Trin 3: Gå til fanen Data, og klik på Datavalidering
Trin 4: Angiv indstillinger i dialogboksen Datavalidering
Under Indstillinger fanen, angiv venligst nedenstående indstillinger:
- Vælg Liste fra Tillad rulleliste
- Indtast et lighedstegn og efterfulgt af det navn, du indstillede i trin 1 i Kilde sektion som
Du kan også klikke på Kilde texbox og tryk F3 nøgle til at åbne Indsæt navn dialog, vælg derefter det ønskede områdenavn på listen, klik OK for at indsætte det i tekstboksen.=SourceList - Klik OK.
Resultat:
Rullelisten er oprettet.
Fordele ved denne metode: Du kan nemt og hurtigt oprette rullelister på tværs af flere ark ved at skrive navnet i Kilde afsnit i Datavalidering dialogen.
Ulemper ved denne metode: Hvis du vil tilføje elementer nedenfor eller fjerne elementer fra rullelisten, skal du opdatere det navngivne område i Navn Manager.
Opret en rulleliste fra en anden projektmappe
Hvis kildelisten og rullelisten, der skal oprettes, er i forskellige projektmapper, når du vælger kildelisten i Kilde sektion af Datavalidering dialog, vil en advarsel poppe ud for at forhindre oprettelsen.
Her vil denne del fortælle dig, hvordan du opretter en rulleliste fra en anden projektmappe.
Trin 1: Opret et områdenavn til kildelisten i kildeprojektmappen
I kildeprojektmappen skal du vælge de kildeelementer, som du vil have dem vist på rullelisten. Gå derefter til Navn Box som ligger ved siden af Formel Bar, skriv et navn, såsom "Kildeliste".
Trin 2: Definer et navn, der refererer til din kildeliste i rullelistens projektmappe
-
Aktiver den projektmappe, hvor du vil oprette en rulleliste, klik Formula > Definer navn.
-
I popping Nyt navn dialog, indstilles som nedenfor:
- Indtast et navn i Navn kasse, såsom Varer;
- Indtast et lighedstegn efterfulgt af kildeprojektmappens navn og det navn, du definerede for kildelisten i trin 1 i Henviser to kasse, såsom
=SourceFile.xlsx!SourceList - Klik OK.
- Normalt er SourceFile navnet på kildeprojektmappen med filtypenavnet. Hvis der ikke er nogen filtypenavn, skal du blot følge den med et udråbstegn (!) og områdenavnet. Hvis projektmappens navn indeholder mellemrum eller ikke-alfabetiske tegn, skal du vedlægge projektmappens navn med enkelt anførselstegn sådan her:
='Source File.xlsx'!SourceList - Glem ikke at bruge udråbstegn mellem projektmappens navn og områdets navn.
Trin 3: Vælg den eller de celler, du vil placere på rullelisten
Trin 4: Gå til fanen Data, og klik på Datavalidering
Trin 5: Angiv indstillinger i dialogboksen Datavalidering
Under Indstillinger fanen, angiv venligst nedenstående indstillinger:
- Vælg Liste fra Tillad rulleliste
- Indtast et lighedstegn efterfulgt af det navn, du definerede i trin 3 i Kilde sektion, ligesom
=Items - Klik OK.
Resultat:
Rullelisten er oprettet.
Ulemper ved denne metode: Hvis kildeprojektmappen er lukket, kan rullelisten ikke fungere. Og rullelisten kan ikke opdateres, når de nye elementer tilføjes i kildelisten.
Fejlalarm (tillad andre poster)
Som standard tillader rullelisten kun værdier på listen, der kan indtastes i en celle. Når du indtaster en værdi, der ikke findes i rullelisten, og trykker på Enter-tasten, vises en fejlalarm, som vist på skærmbilledet nedenfor. Når du klikker på Prøv igen knappen, vælges den indtastede værdi til genredigering. Ved at klikke på Ophæve knappen vil slette den indtastede værdi.
-
Hvis du vil tillade brugere at indtaste andre værdier og stoppe fejlmeddelelsen, kan du gøre som disse:
-
Vælg de rullelisteceller, som du vil stoppe fejladvarslen, klik på data > Datavalidering.
-
I Datavalidering dialog under Fejladvarsel fanen, fjern markeringen af Vis fejladvarsel efter indtastning af ugyldige data afkrydsningsfelt. Klik på OK.
Nu når brugere indtaster andre værdier, vises der ingen fejlmeddelelse.
-
-
Hvis du vil tillade brugere at indtaste andre værdier, men også vise en advarsel for at minde dem om, skal du gøre som disse:
-
Vælg rullelisten celler, som du vil have andre værdier indtastet i, klik data > Datavalidering.
- I Datavalidering dialog under Fejladvarsel fane:
- Hold Vis fejladvarsel efter indtastning af ugyldige data afkrydsningsfeltet er markeret;
- Type Information fra stil rulleliste
- Angiv Titel , Fejlmeddelelseklik OK.
Fra nu af, når brugere indtaster andre værdier, vises en dialogboks for at minde om, klik OK for at forblive den indtastede værdi, klik Ophæve for at slette den indtastede værdi.
-
- Du kan også vælge "Advarsel" fra stil liste og give en Titel , Fejl besked. Denne indstilling fungerer på samme måde som "Information", men viser i stedet et gult advarselsikon med et udråbstegn.
- Hvis du ikke er sikker på, hvilken titel eller beskedtekst du skal skrive, kan du lade felterne være tomme. Excel viser standardadvarslen.
Input Message
Når du opretter en rulleliste, kan du tilføje en inputmeddelelse for at minde brugerne om at vælge elementer fra rullelisten, når du vælger en celle eller andre oplysninger, du vil vise.
1. Vælg de rullelisteceller, som du vil tilføje en inputmeddelelse, klik på data > Datavalidering.
2. i Datavalidering dialog under Input Message fanen
- Hold Vis inputmeddelelse når celle er valgt afkrydsningsfeltet er markeret;
- Angiv Titel , Input beskedklik OK.
Nu, når brugere vælger cellen på rullelisten, vises en gul tekstboks med oplysninger, du har angivet.
Andre noter
-
Som standard, når der oprettes en rulleliste, vises "Ignorer tomt" afkrydsningsfeltet er valgt. Dette betyder, at brugere kan lade cellerne være tomme uden en advarsel, der popper.
Hvis afkrydsningsfeltet "Ignorer tom" er afkrydset, vil de tomme celler i området blive behandlet som ugyldige poster, advarslen vil poppe ud.
-
Hvis du vil ændre rækkefølgen af elementerne i rullelisten, kan du omarrangere kildelisten.
-
Hvis Datavalidering funktion er deaktiveret, er det muligt, at du arbejder i et beskyttet regneark. For at aktivere datavalidering skal du blot fjerne beskyttelsen af regnearket og derefter anvende de ønskede datavalideringsindstillinger.
Bedste kontorproduktivitetsværktøjer
Overlad dine Excel-færdigheder med Kutools til Excel, og oplev effektivitet som aldrig før. Kutools til Excel tilbyder over 300 avancerede funktioner for at øge produktiviteten og spare tid. Klik her for at få den funktion, du har mest brug for...
Fanen Office bringer en grænseflade til et kontor med Office, og gør dit arbejde meget lettere
- Aktiver redigering og læsning af faner i Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio og Project.
- Åbn og opret flere dokumenter i nye faner i det samme vindue snarere end i nye vinduer.
- Øger din produktivitet med 50 % og reducerer hundredvis af museklik for dig hver dag!
Indholdsfortegnelse
- Video: Opret en rulleliste
- Opret en rulleliste
- Ved manuelt input
- Fra en række
- Af Kutools med færre klik
- Fra en tabel (dynamisk)
- Fra et områdenavn
- Fra en anden arbejdsbog
- Fejlalarm (tillad andre poster)
- Input Message
- Andre noter
- Relaterede artikler
- De bedste Office-produktivitetsværktøjer
- Kommentarer