Lås op for fremtiden for e-mail: Forøg Outlook-effektiviteten med Kutools AI

I den hurtige verden af ​​digital kommunikation er effektivitet nøglen, og effektiv administration af dine e-mails kan spare dig betydelig tid og kræfter. Indtast Kutools AI til Outlook, et kraftfuldt værktøj designet til at forbedre din e-mail-oplevelse ved at introducere intelligente færdigheder, der strømliner din arbejdsgang. Uanset om du udarbejder e-mails, oversætter indhold eller besvarer beskeder, Kutools AI tilbyder en række funktioner, der kan ændre, hvordan du interagerer med e-mails. I denne tutorial lærer du om Kutools AI til Outlook, hvorfor det er et must-have-værktøj, hvordan man sætter det op, og hvordan man integrerer det i din daglige e-mail-rutine for maksimal produktivitet.

• Eksempler på brug af Kutools AI i indkommende e-mails:
  • E-mail oversigt
  • Hurtigt svar
• Eksempler på brug af Kutools AI i udgående e-mails:
  • Skrivning af e-mail
  • Fortsæt med at skrive

• Tilpas og tilføj færdigheder til personlig brug
• Skræddersy svar med indsigt fra e-mailhistorik
• Styr Manuel/Auto-tilstande og tilpas skærmpræferencer

• Hurtige kontroller og adgang i Kutools AI-ruden
• Håndtering af genereret indhold i en færdighedsboks
• Bedste praksis for brug af Kutools AI

Hvad er Kutools AI til Outlook?

Kutools AI til Outlook er en avanceret funktion udviklet af ExtendOffice, der problemfrit integrerer AI-teknologi fra førende modeller som OpenAI og GoogleAI ind i din daglige e-mail-rutine. Som en del af en omfattende suite af i 100 værktøjer i Kutools til Outlook, det transformerer den måde, du administrerer og interagerer med e-mails. Med sin intuitive grænseflade, Kutools AI giver kraftfulde funktioner til at øge din produktivitet i både læsning og skrivning af e-mail.

Færdigheder i læsepanel (til at analysere og besvare modtagne e-mails)

• Resumé: Få kortfattede oversigter for hurtigt at forstå hovedpunkterne i lange e-mails.
• Svar: Brug AI til effektive og detaljerede svar på e-mails. (Understøtter at trække på sendte e-mails for relevant information.)
• Hurtigt svar: Præsenterer forskellige svarmuligheder og genererer et svar baseret på din valgte retning. (Understøtter at trække på sendte e-mails for relevant information.)
• Tak Svar: Generer et kortfattet takkebrev for at hjælpe dig med hurtigt at udtrykke taknemmelighed.
• oversætte: Oversæt øjeblikkeligt indgående e-mails til dit foretrukne sprog, hvilket sikrer problemfri kommunikation.
• Analyser: Analyser den følelsesmæssige tendens i e-mail-indholdet for at hjælpe dig med at afgøre, om følelsen er positiv, negativ eller neutral.
• Uddrag: Udtræk strukturerede oplysninger såsom navne, steder, datoer og beløb fra e-mailen for at hjælpe dig med hurtigt at forstå nøgledata i indholdet.
• Tilpassede færdigheder : Skab dine egne færdigheder ved at tilpasse rolleprompter, kommandoprompter og tilføje yderligere muligheder for at opfylde dine unikke behov for e-mailadministration.

Færdigheder i at skrive panel (til at komponere og forfine udgående e-mails)

• Skriv: Brug AI-hjælp til at fremskynde e-mailudarbejdelsesprocessen med tilpassede forslag.
• polsk: Forbedr automatisk dine e-mail-kladder for grammatik, tone og stil, hvilket sikrer en professionel finish.
• Fortsæt med at skrive: Lad AI give kontekstbaserede forslag og kompletteringer for at hjælpe dig med at fortsætte med at skrive kladder.
• oversætte: Oversæt nemt dine e-mail-kladder til andre sprog, og gør dem klar til et globalt publikum.
• Check (Skak): Kontroller og ret stave- og grammatikfejl i e-mailen for at sikre sprogets nøjagtighed.
• Udvid: Udvid e-mailens nøgleoplysninger og giv detaljerede forklaringer for et mere omfattende indhold.
• Foreslå: Giv forslag til logiske forbedringer eller følsomt indhold gennem logisk analyse eller indholdsgennemgang.
• Tilpassede færdigheder : Skab dine egne færdigheder ved at tilpasse rolleprompter, kommandoprompter og tilføje yderligere muligheder for at opfylde dine unikke behov for e-mailadministration.

Hvorfor vælge Kutools AI til din Outlook?

I dagens hurtige digitale verden er effektiv kommunikation nøglen. Kutools AI udnytter avanceret AI-teknologi til at sikre, at dine e-mails ikke bare læses, men føles, forstås og værdsættes. Det handler om at løfte dit e-mail-spil og gøre enhver interaktion mere meningsfuld og virkningsfuld. Uanset om du administrerer en strøm af daglige e-mails eller fokuserer på det ene kritiske budskab, Kutools AI er din strategiske partner, hvilket sikrer, at du er på forkant med kommunikationsspillet. Her er nogle af de centrale fordele at Kutools AI tilbyder:

⏰ Tidsbesparende automatisering: Automatiserer rutinemæssige e-mail-opgaver, såsom e-mail-oversigt og hurtige svar, hvilket frigør din tid til vigtigere opgaver og øger din samlede produktivitet.

🌐 Alsidig AI-integration: Kutools AI understøtter en lang række AI-platforme, herunder OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI og SenseNovaAI, hvilket giver dig fleksibiliteten til at vælge den bedste AI-model til præcis og effektiv e-mail-administration.

🖥️ Brugervenligt interface: Har en intuitiv og nem at navigere grænseflade, der gør det nemt for brugere på alle tekniske niveauer at forbedre deres e-mail-administration og kommunikation.

🌓 Dual Mode-funktionalitet: Kutools AI tilfører derimod Manuel tilstand og Autofunktion. I automatisk tilstand genereres opgaver som e-mailoversigter og hurtige svar automatisk. Skift mellem tilstande er problemfrit med et enkelt klik, så du kan tilpasse værktøjet, så det passer til din arbejdsgang.

💡 Tilpassede færdigheder: Skrædder Kutools AI til dine specifikke behov for e-mailadministration ved at skabe dine egne færdigheder. Tilpas rolleprompter, kommandoprompter og yderligere muligheder for at sikre, at AI fungerer præcis, som du vil have det, hvilket giver maksimal fleksibilitet og effektivitet i håndteringen af ​​dine e-mails.

📚 Læring om e-mailhistorik: Når du genererer svar, Kutools AI bruger dine tidligere e-mail-interaktioner (når du har tilføjet historie-e-mails) til at give kontekstbevidste svar, der giver præcise svar baseret på tidligere diskussioner. Med tiden bliver svar mere præcise og skræddersyet til din kommunikationsstil for personlige interaktioner.

???? Sprogoversættelsesfunktioner: Nedbryder sprogbarrierer med sofistikerede modeller til nøjagtige oversættelser, hvilket gør global kommunikation ubesværet.

🇧🇷 Sømløs integration med Outlook: Den er designet eksklusivt til Outlook og forbedrer din e-mail-oplevelse i det velkendte miljø, hvilket sikrer en intuitiv og effektiv arbejdsgang.

✏️ Forbedret klarhed og professionalisme: Bruger avancerede sproglige modeller til at optimere dine e-mails, hvilket garanterer klarhed og professionalisme i hver besked, du sender.

🔐 Forbedret privatliv og sikkerhed: Bruger de nyeste krypterings- og sikkerhedsprotokoller til at sikre, at dine e-mail-data er beskyttet, hvilket giver dig ro i sindet i forbindelse med sikkerheden i din kommunikation.

Sådan konfigureres Kutools AI til Outlook til forbedret e-mail-effektivitet?

Forvandling af din e-mail-oplevelse med Kutools AI er kun få skridt væk. Her viser vi dig trin-for-trin guiden til, hvordan du opsætter Kutools AI i din Outlook.

Trin 1: Installer Kutools AI

Naviger til download siden for at downloade og installere Kutools til Outlook at få Kutools AI.

Trin 2: Aktiver Kutools AI

1. Efter installationen Kutools til OutlookGå til Kutools fane og klik AI.

2. Det Kutools AI guide dialogen dukker op. Det introducerer de færdigheder, der Kutools AI tilbud. Klik på Næste for at fortsætte.

3. Det Betingelser for brug vil dukke op. Klik Næste.

4. Nu kan du aktivere Kutools AI ved at vælge en AI udbyder og indtaste den tilsvarende API-nøgle. Når det er gjort, skal du klikke på OK.

Efter at have klikket OK, Kutools AI ruden vises i højre side af Outlook-vinduet, som vist nedenfor. Fortsæt med at læse for eksempler på, hvordan du bruger det!

Brug Kutools AI i din arbejdsgang med eksempler

E-mailoversigt: Uddrag nøglepunkter fra lange beskeder

Du har lige åbnet din indbakke for at finde en lang e-mail fra en klient, der beskriver forskellige projektopdateringer og anmodninger. I stedet for at vade gennem den tætte tekst, kan du stole på Kutools AI's Resumé dygtighed. Når du åbner e-mailen, genererer AI'en hurtigt en kortfattet oversigt, der fremhæver de mest afgørende oplysninger. Dette giver dig mulighed for hurtigt at forstå hovedpunkterne og prioritere dine næste skridt, hvilket sparer værdifuld tid og sikrer, at du ikke går glip af vigtige detaljer.

1. I Kutools AI ruden, sørg for, at du er i Læsepanel.
2. Vælg den e-mail, du vil opsummere.

Resumé box genererer automatisk en kortfattet oversigt over e-mailens hovedpunkter, som vist nedenfor:

Hurtigt svar: Generering af øjeblikkelige, kontekstbevidste svar

I stedet for at bruge tid på at komponere et svar fra bunden, Kutools AI's Hurtigt svar færdighed hjælper dig med at analysere konteksten af ​​e-mailen og foreslår flere svargrundlag for et detaljeret svar.

1. I Kutools AI ruden, sørg for, at du er i Læsepanel.
2. Vælg den e-mail, du vil besvare. De Hurtigt svar færdighed vil automatisk generere flere svar basis som vist nedenfor.

   

   Tips:

   • Hvis du vælger tekst i en e-mail, vil den svare på det valgte indhold. Ellers vil den besvare hele e-mailen.
   • Hvis intet af svargrundlaget er passende, kan du klikke på "Ikke egnet?" link og indtast dit eget ønskede grundlag.

3. Vælg et af svargrundlaget for at generere et svar.

4. Klik på knappen Svar knap. Svaret vil blive indsat i e-mail-kladden, klar til at du kan gennemgå, redigere og sende.

   

E-mail-skrivning: Udarbejdelse af indledende beskeder med AI-vejledning

Når du skal følge op med en klient efter et møde, men ikke er sikker på, hvordan du skal starte, Kutools AI's Skriv færdigheder træder ind og giver kontekstbaserede forslag til at hjælpe dig med at udforme dit budskab. Når du giver Kutools AI med nøglepunkter foreslår den sætninger og strukturer, der er skræddersyet til dine behov, så du hurtigt kan udarbejde en professionel og klar e-mail.

1. I Kutools AI ruden, sørg for, at du er i Skrivepanel.
2. I Skriv indtast nøglepunkterne, og klik på Generer .
3. Klik indsatte for at tilføje den genererede kladde til e-mailens brødtekst.

Fortsæt med at skrive e-mail: Fortsæt, hvor du slap

Du begyndte at udarbejde en detaljeret e-mail, men midtvejs blev du afbrudt og måtte lade den være ufærdig. Når du vender tilbage, Kutools AI's Fortsæt med at skrive færdighed er klar til at hjælpe dig med at fortsætte, hvor du slap. AI gennemgår konteksten af ​​dit ufuldstændige udkast og giver forslag til at fortsætte og færdiggøre din besked.

Fortsæt skrivefærdigheden fungerer sådan her: Når du starter et svar på en e-mail i din indbakke, Læsepanel skifter automatisk til Skrivepanel. Når du begynder at udarbejde dit svar, vil den Fortsæt med at skrive færdighed fortsætter automatisk udkastet for dig. Når indholdet er genereret, skal du klikke på indsatte knappen for hurtigt at indsætte den i din kladde.

Transform Kutools AI til din personlige assistent

Fra tilføjelse og personalisering af færdigheder til at sætte AI i stand til at lære af din e-mail-historik, kan du optimere Kutools AI at blive din personlige assistent. Med disse funktioner vil du modtage mere præcise, kontekstbevidste svar og have mulighed for at finjustere AI'ens færdigheder, så de passer til dine specifikke behov.

• Tilpasset og tilføj færdigheder til personlig brug
• Skræddersy svar med indsigt fra e-mailhistorik
• Styr manuelle/automatiske tilstande og tilpas skærmpræferencer

Tilpasset og tilføj færdigheder til personlig brug

Ved bunden af Kutools AI rude, der er en Skill Library Management knappen, som åbner Skill Library Management dialogboksen, når du klikker på den.

I Skill Library Management dialogboksen, kan du konfigurere færdigheder for både Læsepanel og Skrivepanel:

1. Type Læsepanel or Skrivepanel at administrere kompetencerne i det panel.
2. Marker afkrydsningsfeltet ud for en færdighed for at aktivere den og vise den i Kutools AI rude. Fjern markeringen i feltet for at deaktivere færdigheden og skjule den fra ruden.
3. Vælg en færdighed for at tilpasse dens indstillinger, herunder:
   • Rolleprompt: Leder AI til at antage en bestemt adfærd og stil.
   • Kommandoprompt: Instruerer AI'en til at udføre en bestemt opgave.
   • Yderligere indstillinger: Tillader yderligere tilpasning, med mulighed for at tilføje flere indstillinger ved hjælp af Tilføj indstillinger .
4. Tilføj en ny færdighed ved at klikke på Tilføj færdighed knappen for at oprette en skræddersyet til dine specifikke behov.

Skræddersy svar med indsigt fra e-mailhistorik

Svar færdigheder i Kutools AI understøtte læring fra historiske e-mail-samtaler. Ved at oprette en lokal database, der gemmer tidligere e-mail-data, kan AI analysere tidligere kommunikation, hvilket øger nøjagtigheden og kontekstuel relevans af sine svar for mere præcise, kontekstbevidste svar.

Du kan manuelt tilføje historiske e-mails til Email Learning. Eller aktivere den automatiske tilføjelsesfunktion så e-mails straks tilføjes til Email Learning efter afsendelse, hvilket hjælper Al-systemet til at lære og tilpasse sig bedre.

Manuel tilføjelse

1. Klik på E-mail læring knappen i Svar or Hurtigt svar boks i Kutools AI rude.

2. Klik på Manuel tilføjelse .

3. I pop-up-vinduet Manuel tilføjelse dialogboksen, vælg de e-mails, du vil lære, og klik OK.

• At vælge alle e-mails på en konto, marker afkrydsningsfeltet før kontoen.
• At vælge e-mails én efter én, marker afkrydsningsfeltet før en e-mail.
• At vælge e-mails fra den seneste månedKlik på E-mails fra sidste måned .
• At vælge e-mails fra det seneste årKlik på E-mails fra sidste år .

4. En dialogboks dukker op for at minde dig om antallet af e-mails, der skal læres. Klik Ja.

5. En anden dialogboks dukker op for at minde dig om antallet af e-mails, der er blevet lært med succes. Klik OK.

Auto Tilføj

Klik på knappen E-mail læring knappen i Svar or Hurtigt svar boks i Kutools AI rude, og gør derefter som følger.

1. Tjek Auto Tilføj afkrydsningsfelt.
2. Vælg e-mail-kontiene ved at markere afkrydsningsfeltet ud for hver adresse, så e-mails sendt fra dem automatisk vil blive tilføjet til Email Learning.
3. Klik på knappen Gem .

Styr manuelle/automatiske tilstande og tilpas skærmpræferencer

Kutools AI giver dig mulighed for at tilpasse dens drift og visuelle grænseflade, så den passer til dine individuelle præferencer og arbejdsgang:

• Nogle færdigheder er i første omgang sat til Autofunktion, mens andre opererer i Manuel tilstand. For at skifte mellem manuel og automatisk tilstand for en specifik færdighed skal du blot klikke på Kontakt knappen i øverste højre hjørne af færdighedsboksen.
  

  Her er en skelnen mellem automatiseringsfærdighederne i Læsepanel og Skrivepanel:

  • Læsepanel: Færdigheder sat til Autofunktion vil automatisk køre hver gang der skiftes til en ny e-mail.
  • Skrivepanel: Færdigheder i Autofunktion vil køre automatisk, når valget i kladden ændres, bortset fra færdigheden "Fortsæt skrivning", som kun kører, når selve indholdet ændres.
  tips:

  Efter at have skiftet en færdighed til Manuel tilstandKlik på Generer knappen for at få resultater. Hvis tekst er valgt i en e-mail, vil færdigheden kun behandle det valgte indhold; ellers behandler den hele e-mailen. In Autofunktion, vil færdigheder behandle hele e-mailen, når du har valgt den. Hvis du kun vil behandle en del af e-mailen, skal du markere det ønskede afsnit og derefter klikke på Regenerer ikon i nederste venstre hjørne.

• Du kan tilpasse displayet ved at vælge enten Enkeltsidevisning at se alle færdigheder i Kutools AI rude på én gang, eller Fanebladsvisning at organisere færdigheder i separate faner.
  

Tips til at maksimere effektiviteten af ​​Kutools AI

Her er nogle tips og tricks til brug Kutools AI i Outlook:

Hvad du hurtigt kan kontrollere og få adgang til i Kutools AI-ruden

For at skifte mellem Læsepanel og Skrivepanel, slå til Læse/Skrivepanel . For at skifte mellem Enkeltsidevisning og Fanebladsvisning, slå til Visning med enkelt side/faner . For nemt at skifte mellem forskellige AI-udbydere og modeller i Kutools AI-ruden skal du klikke på AI model brugt rullemenuen og vælg din foretrukne mulighed på listen. For at skifte mellem manuel og automatisk tilstand for en specifik færdighed skal du blot klikke på Kontakt knappen i den færdighedsboks. Klik om nødvendigt på Udvid indhold knappen for at se det fulde indhold af resultatet. Det sprog, en færdighed bruger, vil matche dine Outlook-indstillinger som standard. Du kan ændre det ved at vælge Sprog drop-down i færdighedsboksen. Ved at udvide Yderligere indstillinger rullemenuen, kan du vælge en mulighed for at guide AI'en i at generere mere specifikke resultater. Indholdet genereret af AI kan være forkert. Overvej venligst at bekræfte vigtige oplysninger.

Hvad du kan gøre med genereret indhold i en færdighedsboks