I den hurtige verden af ​​digital kommunikation er effektivitet nøglen, og effektiv administration af dine e-mails kan spare dig betydelig tid og kræfter. Indtast Kutools AI til Outlook, et kraftfuldt værktøj designet til at forbedre din e-mail-oplevelse ved at introducere intelligente færdigheder, der strømliner din arbejdsgang. Uanset om du udarbejder e-mails, oversætter indhold eller hurtigt svarer på beskeder, Kutools AI tilbyder en række funktioner, der kan ændre, hvordan du interagerer med din indbakke. I denne tutorial lærer du om Kutools AI til Outlook, hvorfor det er et must-have-værktøj, hvordan man sætter det op, og hvordan man integrerer det i din daglige e-mail-rutine for maksimal produktivitet.

• Læsepanel
  • E-mail oversigt
  • Hurtigt svar
  • Oversæt e-mail
• Skrivepanel
  • Udkast til e-mail
  • polsk e-mail
  • Fortsæt med at skrive e-mail
  • Oversæt e-mail

Hvad er Kutools AI til Outlook?

Kutools AI til Outlook er en avanceret funktion udviklet af ExtendOffice, der problemfrit integrerer AI-teknologi fra førende modeller som OpenAI og GoogleAI ind i din daglige e-mail-rutine. Som en del af en omfattende suite af i 100 værktøjer i Kutools til Outlook, det transformerer den måde, du administrerer og interagerer med e-mails. Med sin intuitive grænseflade, Kutools AI tilbyder syv stærke færdigheder i Læsepanel (3 færdigheder) og Skrivepaneler (4 færdigheder), hvilket øger din produktivitet i både læse- og skriveopgaver:

Læsepanel

• E-mail oversigt: Få kortfattede oversigter for hurtigt at forstå hovedpunkterne i lange e-mails.
• Hurtigt svar: Brug AI-genererede forslag til hurtige og effektive svar på e-mails.
• Oversæt e-mail: Oversæt øjeblikkeligt indgående e-mails til dit foretrukne sprog, hvilket sikrer problemfri kommunikation.

Skrivepanel

• Udkast til e-mail: Brug AI-hjælp til at fremskynde e-mailudarbejdelsesprocessen med tilpassede forslag.
• polsk e-mail: Forbedr automatisk dine e-mail-kladder for grammatik, tone og stil, hvilket sikrer en professionel finish.
• Fortsæt med at skrive e-mail: Lad AI give kontekstbaserede forslag og kompletteringer for at hjælpe dig med at fortsætte med at skrive kladder.
• Oversæt e-mail: Oversæt nemt dine e-mail-kladder til andre sprog, og gør dem klar til et globalt publikum.

Ved at integrere disse færdigheder i din daglige e-mail-rutine, Kutools AI strømliner ikke kun din arbejdsgang, men beriger også din kommunikation og sikrer, at hver e-mail, du sender eller modtager, lever op til de højeste standarder for effektivitet og effektivitet.

Hvorfor vælge Kutools AI til din Outlook?

I dagens hurtige digitale verden er effektiv kommunikation nøglen. Kutools AI udnytter avanceret AI-teknologi til at sikre, at dine e-mails ikke bare læses, men føles, forstås og værdsættes. Det handler om at løfte dit e-mail-spil og gøre enhver interaktion mere meningsfuld og virkningsfuld. Uanset om du administrerer en strøm af daglige e-mails eller fokuserer på det ene kritiske budskab, Kutools AI er din strategiske partner, hvilket sikrer, at du er på forkant med kommunikationsspillet. Her er nogle af de centrale fordele at Kutools AI tilbyder:

🌓 Dual Mode-funktionalitet: De fleste færdigheder af Kutools AI tilbyde to tilstande - Manuel tilstand og Autofunktion. I automatisk tilstand genereres opgaver som e-mail-opsummering og hurtige svar automatisk, når du interagerer med e-mails. Skift mellem manuel og automatisk tilstand er problemfri og kan udføres med et enkelt klik på en knap, så du kan tilpasse værktøjet, så det passer til dine arbejdsflowpræferencer.

📧 Personlige e-mail-svar: Ved at udnytte AI-modeller som GPT-4o, GPT-4o mini og Gemini laver den svar, der afspejler din unikke stil og tone, hvilket sikrer, at hver e-mail føles personligt skrevet af dig.

🔄 Adaptiv læring: Lærer løbende af din e-mailadfærd og -præferencer for bedre at tilpasse sig dine behov, og forbedrer dens assistance over tid for endnu mere personlig support, mens du bruger Hurtigt svar dygtighed i Læsepanel of Kutools AI. Dette system tilpasser sig for at forbedre præcisionen af ​​dine svar baseret på dine interaktionsmønstre, hvilket sikrer, at svarene bliver mere nøjagtige og skræddersyet til din kommunikationsstil, hvilket i sidste ende fører til en mere effektiv og effektiv e-mailhåndteringsoplevelse.

⏰ Tidsbesparende automatisering: Automatiserer rutinemæssige e-mail-opgaver, såsom e-mail-oversigt og hurtige svar, hvilket frigør din tid til vigtigere opgaver og øger din samlede produktivitet.

???? Sprogoversættelsesfunktioner: Nedbryder sprogbarrierer med sofistikerede modeller til nøjagtige oversættelser, hvilket gør global kommunikation ubesværet.

🇧🇷 Sømløs integration med Outlook: Den er designet eksklusivt til Outlook og forbedrer din e-mail-oplevelse i det velkendte miljø, hvilket sikrer en intuitiv og effektiv arbejdsgang.

✏️ Forbedret klarhed og professionalisme: Bruger avancerede sproglige modeller til at optimere dine e-mails, hvilket garanterer klarhed og professionalisme i hver besked, du sender.

🖥️ Brugervenligt interface: Har en intuitiv og nem at navigere grænseflade, der gør det nemt for brugere på alle tekniske niveauer at forbedre deres e-mail-administration og kommunikation.

🔐 Forbedret privatliv og sikkerhed: Bruger de nyeste krypterings- og sikkerhedsprotokoller til at sikre, at dine e-mail-data er beskyttet, hvilket giver dig ro i sindet i forbindelse med sikkerheden i din kommunikation.

Sådan konfigureres Kutools AI til forbedret e-mail-effektivitet?

Forvandling af din e-mail-oplevelse med Kutools AI er kun få skridt væk. Her viser vi dig trin-for-trin guiden til, hvordan du opsætter Kutools AI i din Outlook.

Trin 1: Installer Kutools AI

Naviger til download siden for at downloade og installere Kutools til Outlook at få Kutools AI.

Trin 2: Aktiver Kutools AI

1. Efter installationen Kutools til OutlookGå til Kutools fane og klik AI.

2. Det Kutools AI guide dialogen dukker op. Den introducerer de seks færdigheder, som Kutools AI tilbyder. Klik på Næste for at fortsætte.

Bemærk: Denne pop-up-dialog vises kun, når du først aktiverer Kutools AI. Hvis du vil have adgang til denne vejledning igen i fremtiden, skal du blot klikke på knappen i Kutools AI-ruden.

3. Det Betingelser for brug vil dukke op. Klik Næste.

4. Nu kan du aktivere Kutools AI ved at vælge en AI udbyder og indtaste den tilsvarende API-nøgle. Når det er gjort, skal du klikke på OK.

Trin 3: Konfigurer Skill Library Management-indstillingerne til personlig brug

Når først den er aktiveret Kutools AI ruden vises i højre side af Outlook-vinduet. I bunden af Kutools AI AI-ruden, klik venligst på Skill Library Management knappen for at åbne Skill Library Management dialog boks.

I Skill Library Management dialogboksen, kan du konfigurere indstillingerne for syv færdigheder på tværs af to faner: Læsepanel og Skrivepanel.

Under Læsepanel fanen, kan du tilpasse tre aspekter af E-mail oversigt, Hurtigt svar og Oversæt e-mail færdigheder.
Tilsvarende i Skrivepanel fanen, kan du tilpasse tre aspekter af Udkast til e-mail, polsk e-mail, Fortsæt med at skrive e-mailog Oversæt e-mail færdigheder.

• Sprog: Angiv det sprog, der skal bruges, fra rullelisten Sprog.
• Rolleprompt: En rolleprompt instruerer AI'en i at antage en specifik adfærd og stil, såsom at optræde som en kundeserviceagent, og sikre, at svarene er skræddersyet til at passe til den rolle.
• Kommandoprompt: En kommandoprompt dirigerer AI'en til at udføre en specifik opgave, som at skrive et venligt e-mailsvar, der sikrer, at output opfylder de givne instruktioner.

Eksempel på Skill Library Management-konfigurationen

For for eksempel at oversætte e-mails til et ønsket sprog, mens du læser dem, kan du gøre som følger:

1. Naviger til Læsepanel fane i Skill Library Management dialog boks.
2. På hjemmesiden for oprettelse af en konto skal du indtaste postnummeret for dit service-eller faktureringsområde i feltet, der er markeret (A) på billedet ovenfor. Sprog rullemenuen, vælg det ønskede sprog.
3. Rediger indholdet i Rolleprompt og Command promp kasser om nødvendigt.
4. Klik på knappen Gem .

Resultat

Efter konfigurationen Kutools AI er klar til brug. Den har to paneler: læsepanelet og Skrivepanel. Som standard er Læsepanel vises. Du kan skifte mellem de to paneler ved at klikke på den tilsvarende panelknap.

Læsepanel

Læsepanel omfatter tre færdigheder: E-mail oversigt, Hurtigt svarog Oversæt e-mail, der hver tilbyder to tilstande — manuel og automatisk tilstand.

Som standard E-mail oversigt og Hurtigt svar færdigheder er sat til Autofunktion, genererer automatisk resultater, når du klikker på en e-mail. De Oversæt e-mail dygtighed er dog i første omgang inde Manuel tilstand, hvilket kræver, at du klikker på Generer knappen for at få resultater. For at skifte mellem manuel og automatisk tilstand skal du blot klikke på Kontakt .

Skrivepanel

Skrivepanel omfatter fire færdigheder: Udkast til e-mail, polsk e-mail, Fortsæt med at skrive e-mailog Oversæt e-mail.

Udkast til e-mail og polsk e-mail færdigheder opererer kun i Manuel tilstand, hvilket kræver, at du klikker på Generer knappen for at få resultater. De Fortsæt med at skrive e-mail og Oversæt e-mail færdigheder tilbyder begge dele Manuel og Autofunktion, med standardindstillingen til Manuel tilstand. For at skifte mellem manuel og automatisk tilstand skal du blot klikke på Kontakt .

Brug Kutools AI i din arbejdsgang med eksempler

Efter konfigurationen af Kutools AI, kan du nu bruge de syv nøglefærdigheder i de to paneler.

• Læsepanel
  • E-mail oversigt
  • Hurtigt svar
  • Oversæt e-mail
• Skrivepanel
  • Udkast til e-mail
  • polsk e-mail
  • Fortsæt med at skrive e-mail
  • Oversæt e-mail

Læsepanel

Som standard Læsepanel vises i Kutools AI rude. Det hjælper dig med at administrere indgående e-mails effektivt ved at tilbyde hurtige opsummeringer, øjeblikkelige svar og nemme oversættelser. Ved at klikke på Læsepanel knappen kan skifte til Skrivepanel. Omvendt.

E-mailoversigt: Uddrag nøglepunkter fra lange beskeder

Du har lige åbnet din indbakke for at finde en lang e-mail fra en klient, der beskriver forskellige projektopdateringer og anmodninger. I stedet for at vade gennem den tætte tekst, kan du stole på Kutools AI's E-mail oversigt dygtighed. Når du åbner e-mailen, genererer AI'en hurtigt en kortfattet oversigt, der fremhæver de mest afgørende oplysninger. Dette giver dig mulighed for hurtigt at forstå hovedpunkterne og prioritere dine næste skridt, hvilket sparer værdifuld tid og sikrer, at du ikke går glip af vigtige detaljer.

I Læsepanel of Kutools AI, klik på den e-mail, du vil opsummere. De E-mail oversigt skill genererer automatisk en kortfattet oversigt over e-mailens hovedpunkter.

Tips: Kopi knap: For at kopiere hele indholdet. Regenerer knap: For at regenerere. Du kan kopiere den valgte tekst eller vælge alt indhold fra det genererede indhold.

Hurtigt svar: Generering af øjeblikkelige, kontekstbevidste svar

Antag, at du håndterer flere e-mails og pludselig modtager en anmodning om et dokument fra en kollega. I stedet for at bruge tid på at komponere et svar fra bunden, Kutools AI's Hurtigt svar færdigheder kommer dig til undsætning. AI'en analyserer konteksten af ​​e-mailen og foreslår flere svargrundlag for et detaljeret svar.

1. i Læsepanel of Kutools AI, klik på den e-mail, du vil have et hurtigt svar på. De Hurtigt svar færdighed genererer automatisk flere svarbaser.

2. Klik på et af ovenstående svargrundlag for at generere et detaljeret svar.

3. Klik på Svar knap. Det genererede svar vil straks blive indsat i e-mailens brødtekst som en kladde.

Oversæt e-mail: Udlign sproglige huller uden besvær

Du arbejder med en international partner, og en e-mail ankommer på et sprog, du ikke forstår. I stedet for at kopiere teksten til et separat oversættelsesværktøj, Kutools AI's Oversæt e-mail skill oversætter øjeblikkeligt indholdet direkte i Outlook. Nu kan du fuldt ud forstå budskabet og svare korrekt uden besværet med at skifte mellem applikationer, hvilket gør din grænseoverskridende kommunikation smidigere og mere effektiv.

1. i Læsepanel of Kutools AIGå til Oversæt e-mail afsnit. Vælg det sprog, du vil oversætte til, fra Sprog dropdown liste. For eksempel vælger jeg her italiensk som målsprog.

2. Når du har valgt den e-mail eller teksten i den e-mail, du vil oversætte, skal du klikke på Generer .

Resultat

Tips: Kopi knap: For at kopiere hele indholdet. Regenerer knap: For at regenerere. Du kan kopiere den valgte tekst eller vælge alt indhold fra det genererede indhold.

Skrivepanel

Skrivepanel of Kutools AI hjælper med at komponere og forfine e-mails med AI-drevne forslag, grammatikforbedringer og oversættelsesfærdigheder. Ved at klikke på Skrivepanel knappen kan skifte til Læsepanel. Omvendt.

Udkast til e-mail: Udarbejdelse af indledende beskeder med AI-vejledning

Du skal følge op med en klient efter et møde, men du er usikker på, hvordan du skal starte. Kutools AI's Udkast til e-mail færdigheder træder ind og giver kontekstbaserede forslag til at hjælpe dig med at udforme dit budskab. Mens du skriver, foreslår AI sætninger og strukturer, der er skræddersyet til dine behov, så du hurtigt kan udarbejde en professionel og klar e-mail. Dette sparer ikke kun tid, men sikrer også, at din kommunikation er præcis og effektiv, hvilket afspejler din professionelle tone.

1. I det nye meddelelsesvindue skal du gå til Udkast til e-mail afsnit i Skrivepanel of Kutools AI. Indtast nøglepunkterne i tekstboksen.

2. Klik på Generer knappen for at generere kladden.

3. Når kladden er genereret, skal du klikke på indsatte knappen for at indsætte kladden i e-mailens brødtekst.

Tips: Kopi knap: For at kopiere hele indholdet. Regenerer knap: For at regenerere. Du kan kopiere den valgte tekst eller vælge alt indhold fra det genererede indhold.

Polsk e-mail: Perfektion af grammatik, tone og stil

Efter at have udarbejdet en vigtig e-mail til din supervisor, vil du gerne sikre dig, at den er fejlfri, før du trykker på send. Kutools AI's polsk e-mail færdighed forbedrer dit udkast ved at kontrollere grammatik, forbedre tonen og forfine stilen. Med blot et klik forvandles din e-mail til et poleret, professionelt stykke kommunikation. Dette værktøj er især værdifuldt, når du kommunikerer med højere-ups eller kunder, og sikrer, at dit budskab ikke kun er korrekt, men også efterlader et positivt indtryk.

1. i Skrivepanel of Kutools AIGå til polsk e-mail afsnit. Når du har valgt den e-mailkladde eller teksten i den e-mailkladde, du vil omformulere, skal du klikke på Generer .

2. Når det polerede udkast er genereret, skal du klikke på indsatte knappen for at indsætte den i e-mailens brødtekst.

Tips: Kopi knap: For at kopiere hele indholdet. Regenerer knap: For at regenerere. Du kan kopiere den valgte tekst eller vælge alt indhold fra det genererede indhold.

Fortsæt med at skrive e-mail

Du begyndte at udarbejde en detaljeret e-mail, men midtvejs blev du afbrudt og måtte lade den være ufærdig. Når du vender tilbage, Kutools AI's Fortsæt med at skrive e-mail dygtighed er klar til at hjælpe dig med at fortsætte, hvor du slap. AI gennemgår konteksten af ​​dit ufuldstændige udkast og giver forslag til at fortsætte og færdiggøre din besked. Dette sikrer, at din e-mail forbliver sammenhængende og på punkt, selvom der var en pause i din skriveproces.

Autofunktion

Når du starter et svar på en e-mail i din indbakke, Læsepanel skifter automatisk til Skrivepanel. Når du begynder at udarbejde dit svar, vil den Fortsæt med at skrive e-mail færdighed fortsætter automatisk udkastet for dig. Når indholdet er genereret, skal du trykke på Ctrl + ~ for hurtigt at indsætte det i din kladde.

Manuel tilstand

1. i Skrivepanel of Kutools AIGå til Fortsæt med at skrive e-mail afsnit. Placer din markør, hvor du ønsker, at Kutools AI skal fortsætte med at skrive i kladden, og klik derefter på Generer .

2. Når indholdet er genereret, skal du klikke på indsatte knappen for at indsætte den i e-mailens brødtekst.

Tips: Kopi knap: For at kopiere hele indholdet. Regenerer knap: For at regenerere. Du kan kopiere den valgte tekst eller vælge alt indhold fra det genererede indhold.

Oversæt e-mail: Forberedelse af e-mails til et globalt publikum

Du skriver en e-mail til en klient i udlandet, og du skal sikre dig, at dit budskab er nøjagtigt oversat til deres modersmål. I stedet for at stole på eksterne værktøjer, Kutools AI's Oversæt e-mail færdighed giver dig mulighed for at oversætte dit udkast i Outlook. Du udarbejder din e-mail som sædvanlig, og med et enkelt klik oversættes den til det ønskede sprog. Denne færdighed sikrer, at din kommunikation er både nøjagtig og kulturelt passende, hvilket gør det lettere at engagere sig effektivt med internationale kunder.

1. I e-mailkladden skal du vælge den tekst, du vil oversætte.

2. i Skrivepanel of Kutools AIGå til Oversæt e-mail afsnit. Vælg derefter det sprog, du vil oversætte til fra Sprog dropdown liste. For eksempel vælger jeg her fransk som målsprog.

3. Klik på Generer .

4. Når udkastet er oversat, skal du klikke på indsatte knappen for at indsætte den i e-mailens brødtekst.

Tips: Kopi knap: For at kopiere hele indholdet. Regenerer knap: For at regenerere. Du kan kopiere den valgte tekst eller vælge alt indhold fra det genererede indhold.

Tips til at maksimere effektiviteten af ​​Kutools AI