Gå til hovedindhold

Lås op for fremtiden for e-mail: Forøg Outlook-effektiviteten med Kutools AI

Forfatter: Zhoumandy Sidst ændret: 2024-06-24

Oplev øget produktivitet med Kutools AI, der transformerer Outlook til en yderst effektiv og indsigtsfuld e-mail-klient. Ved at udnytte kraften i avancerede AI-modeller som GPT-3.5 og GPT-4, Kutools AI løfter alle aspekter af din e-mail-oplevelse. Det bringer fire nøglefunktioner frem i forgrunden:

  • Svar på e-mails, matcher din tone og stil, og lær af historien for at give nøjagtige svar, som tidligere prisoplysninger.
  • Optimer e-mails, forfiner dit budskab for maksimal effekt.
  • E-mail oversigt, destillering af komplekse tråde til kortfattede oversigter.
  • Oversæt e-mails, nedbryde sprogbarrierer ubesværet.


Video: Kutools AI - Elevate Outlook Efficiency


Hvad er Kutools AI til Outlook?

Kutools AI, en fremtrædende blandt de 100 + avancerede funktioner af Kutools til Outlook, er et mesterværk udformet af ExtendOffice. Det repræsenterer toppen af ​​e-mail-innovation, og fusionerer mulighederne i AI-modeller som GPT-3.5 og GPT-4 med de daglige behov hos Outlook-brugere. Kutools AI transformerer din Outlook-oplevelse med fire nøglefunktioner:

  • Svar på e-mails: Lav svar, der afspejler din personlige stil og tone, hvilket får hvert svar til at virke, som om det kom direkte fra dig, takket være dets dybe indlæringsmuligheder.
  • Optimer e-mails: Forbedre dine e-mails for at sikre klarhed og professionalisme ved at anvende avancerede sproglige modeller til at forfine og polere dit budskab.
  • E-mail oversigt: Tilbyd kortfattede opsummeringer af lange e-mail-tråde, og brug naturlig sprogbehandling til at udtrække og præsentere nøglepunkterne, hvilket sparer dig tid og kræfter.
  • Oversæt e-mails: Fjern sprogbarrierer ved at oversætte e-mails til flere sprog ved at bruge sofistikerede sprogmodeller til nøjagtige og kontekstuelt relevante oversættelser.

Ved at integrere disse funktioner i din daglige e-mail-rutine, Kutools AI strømliner ikke kun din arbejdsgang, men beriger også din kommunikation og sikrer, at hver e-mail, du sender eller modtager, lever op til de højeste standarder for effektivitet og effektivitet.

Opgrader din e-mail-oplevelse med Kutools til Outlook! Lås op for potentialet i din indbakke med mere end 100 praktiske værktøjer designet til at forenkle din e-mailrutine og imødekomme både grundlæggende og avancerede behov. Udforsk alle funktioner uden nogen risiko for en transformerende e-mail-oplevelse. Download i dag og strømline dine e-mail-opgaver!

Hvorfor vælge Kutools AI til din Outlook?

I dagens hurtige digitale verden er effektiv kommunikation nøglen. Kutools AI udnytter avanceret AI-teknologi til at sikre, at dine e-mails ikke bare læses, men føles, forstås og værdsættes. Det handler om at løfte dit e-mail-spil og gøre enhver interaktion mere meningsfuld og virkningsfuld. Uanset om du administrerer en strøm af daglige e-mails eller fokuserer på det ene kritiske budskab, er Kutools AI din strategiske partner, der sikrer, at du er på forkant i kommunikationsspillet. Her er nogle af de centrale fordele denne funktion tilbyder:

🇧🇷 Sømløs integration med Outlook: Den er designet eksklusivt til Outlook og forbedrer din e-mail-oplevelse i det velkendte miljø, hvilket sikrer en intuitiv og effektiv arbejdsgang.

📧 Personlige e-mail-svar: Ved at udnytte AI-modeller som GPT-3.5, GPT-4 og Gemini laver den svar, der afspejler din unikke stil og tone, hvilket sikrer, at hver e-mail føles personligt skrevet af dig.

✏️ Forbedret klarhed og professionalisme: Bruger avancerede sproglige modeller til at optimere dine e-mails, hvilket garanterer klarhed og professionalisme i hver besked, du sender.

📄 Effektiv e-mail-opsummering: Anvender naturlig sprogbehandling til at give kortfattede opsummeringer af lange e-mail-tråde, der kun uddrager og præsenterer de væsentlige oplysninger.

???? Sprogoversættelsesfunktioner: Nedbryder sprogbarrierer med sofistikerede modeller til nøjagtige oversættelser, hvilket gør global kommunikation ubesværet.

🔄 Adaptiv læring: Lærer løbende af din e-mailadfærd og -præferencer for bedre at tilpasse sig dine behov, og forbedrer dens assistance over tid for endnu mere personlig support, mens du bruger funktionen Svar på e-mails. Dette system tilpasser sig for at forbedre præcisionen af ​​dine svar baseret på dine interaktionsmønstre, hvilket sikrer, at svarene bliver mere nøjagtige og skræddersyet til din kommunikationsstil, hvilket i sidste ende fører til en mere effektiv og effektiv e-mailhåndteringsoplevelse.

Tidsbesparende automatisering: Automatiserer rutinemæssige e-mail-opgaver, såsom organisering af e-mails og planlægning af opfølgninger, frigør din tid til vigtigere opgaver og øger din samlede produktivitet.

🖥️ Brugervenligt interface: Har en intuitiv og nem at navigere grænseflade, der gør det nemt for brugere på alle tekniske niveauer at forbedre deres e-mail-administration og kommunikation.

🔐 Forbedret privatliv og sikkerhed: Bruger de nyeste krypterings- og sikkerhedsprotokoller til at sikre, at dine e-mail-data er beskyttet, hvilket giver dig ro i sindet i forbindelse med sikkerheden i din kommunikation.


Sådan konfigureres Kutools AI til forbedret e-mail-effektivitet?

Forvandling af din e-mail-oplevelse med Kutools AI er kun få skridt væk. Her viser vi dig trin-for-trin guiden til, hvordan du opsætter Kutools AI i din Outlook.

Trin 1: Installer Kutools AI

Naviger til download siden for at downloade og installere Kutools til Outlook at få Kutools AI.


Trin 2: Aktiver Kutools AI

1. Efter installationen Kutools til OutlookGå til Kutools fane og klik Kutools AI.

2. Det Kutools AI ruden vises til højre for Outlook-vinduet.

3. Og på samme tid Kutools AI guide dialogen dukker op. Det introducerer de fire funktioner, som Kutools AI tilbyder. Klik på Næste for at fortsætte.

Bemærk: Denne pop-up-dialog vises kun, når du først aktiverer Kutools AI. Hvis du vil have adgang til denne vejledning igen i fremtiden, skal du blot klikke på knappen i Kutools AI-ruden.

4. Det Betingelser for brug vil dukke op. Klik Næste.

Tips:
  • For at lære, hvordan du får en API-nøgle, skal du klikke på Lær hvordan link i ovenstående dialog for at gå til selvstudiesiden.
  • For hurtigt at få en API-nøgle kan du klikke på Få din API-nøgle med det samme link til OpenAI og GoogleAI i ovenstående dialog for direkte at oprette din API-nøgle.

5. Nu kan du aktivere Kutools AI ved at vælge en AI-udbyder og indtaste den tilsvarende nøgle. Når du er færdig, klik OK.

Privatliv og sikkerhed: ExtendOffice beskytter strengt dit personlige privatliv og indsamler ikke dine private data. Dine følsomme oplysninger, såsom API-nøgler, krypteres og gemmes kun på din computer. Al dataudveksling med Al er begrænset mellem Al-udbyderen og din computer og sendes aldrig til ExtendOffice.

Trin 3: Konfigurer Kutools AI-indstillinger til personlig brug

I Kutools AI-ruden skal du klikke på tandhjulsikonet for at åbne AI-indstillinger dialog boks. Du kan konfigurere indstillingerne i tre aspekter: AI-konfiguration, Handlingog Viden.

Indstillinger for AI-konfiguration

AI-konfiguration fanen, kan du konfigurere din AI ved at følge nedenstående trin:

1. Vælg AI-udbyderen (OpenAI, GoogleAI eller AzureAI) Fra AI udbyder rulleliste.

2. Kopiér og indsæt din API-nøgle i API-nøgle tekstboks.

Noter:
  • Som standard bliver API-nøglen skjult, når den er indsat. Klik og hold ikon for at afsløre det.
  • Hvis du ikke ved, hvordan du opretter en API-nøgle, skal du klikke på Lær hvordan link i dialogboksen.

3. Vælg modellen (gpt-3.5-turbo, gpt-4-turbo-preview eller gpt-4) Fra Model rulleliste.

Bemærk: The gpt-4-turbo-preview model understøtter besvarelse af lange e-mails, mens gpt-3.5-turbo måske ikke.

4. Klik til sidst på Gem .

Indstillinger for handling

Handling fanen, kan du tilpasse din AI's rolle og angive de opgaver, den skal udføre med denne rolle:

  • Rolleprompt: En rolleprompt instruerer AI'en i at antage en specifik adfærd og stil, såsom at optræde som en kundeserviceagent, og sikre, at svarene er skræddersyet til at passe til den rolle.
  • Kommandoprompt: En kommandoprompt dirigerer AI'en til at udføre en specifik opgave, som at skrive et venligt e-mailsvar, der sikrer, at output opfylder de givne instruktioner.

I Handling sektion, er der fire faner som vist ovenfor: Svar på e-mails, Optimer e-mails, E-mail oversigtog Oversæt e-mails. Naviger til hver fane for at tilpasse Rolleprompt og Kommandoprompt i henhold til dine præferencer.

Tip: Du er velkommen til at ændre standardindstillingerne for Rolleprompt og Kommandoprompt for bedre at passe til dine behov. Ved at klikke på Nulstil knappen kan gendanne de originale indstillinger, hvis det er nødvendigt.
Eksempel på Action-konfiguration

For at oversætte e-mails til et ønsket sprog kan du f.eks. gøre som følger:

  1. Naviger til Oversæt e-mails fane i Handling sektion.
  2. Rediger indholdet i Rolleprompt og Kommandoprompt kasser.
  3. På hjemmesiden for oprettelse af en konto skal du indtaste postnummeret for dit service-eller faktureringsområde i feltet, der er markeret (A) på billedet ovenfor. Oversæt sprog rullemenuen, vælg det ønskede sprog.
  4. Klik på knappen Gem .

Indstillinger for viden

Viden fungerer som en lokal database, der gemmer historiske e-mail-data. Det forbedrer præcisionen og kontekstrelevansen af ​​Al-svar ved at analysere og lære af tidligere e-mail-kommunikation.

For at forbedre nøjagtigheden og kontekstrelevansen af ​​AI's svar, gå til Viden fanen for at tilføje historiske e-mails.

Brug af viden

Du kan manuelt tilføje historiske e-mails til Knowledge. Eller aktivere den automatiske tilføjelsesfunktion så e-mails straks tilføjes til viden efter afsendelse, hvilket hjælper Al-systemet til at lære og tilpasse sig bedre.

Tilføj manuelt

1. Klik på Tilføj manuelt .

2. I pop-up-vinduet Tilføj manuelt dialogboksen, vælg de e-mails, du vil lære, og klik OK.

  • At vælge alle e-mails på en konto, marker afkrydsningsfeltet før kontoen.
  • At vælge e-mails én efter én, marker afkrydsningsfeltet før en e-mail.
  • At vælge e-mails fra den seneste månedKlik på Seneste en måneds e-mails .
  • At vælge e-mails fra det seneste årKlik på Seneste et-års e-mails .

3. En dialogboks dukker op for at minde dig om antallet af e-mails, der skal læres. Klik Ja.

4. En anden dialogboks dukker op for at minde dig om antallet af e-mails, der er blevet lært med succes. Klik OK.

Bemærk: Hvis en valgt e-mail allerede er blevet lært, eller der er dublerede e-mails, eller e-mail-indholdet er for langt, vil systemet automatisk springe det over.
Tilføj automatisk
  1. Tjek Tilføj automatisk afkrydsningsfelt.
  2. Vælg e-mail-kontiene ved at markere afkrydsningsfeltet ud for hver adresse, så e-mails sendt fra dem automatisk bliver tilføjet til videnbasen.
  3. Klik på knappen Gem .

Tips:
  • Efter e-mails er tilføjet til Knowledge, kan du se antal samtaler der blev lært i alt i øverste højre hjørne af Viden afsnit i AI-indstillinger dialogen.

  • Lige meget om du vælger det manuelt tilføje or automatisk tilføje e-mails til Vidensdatabasen i AI-indstillinger dialog, kun e-mails fra Sendte ting mappe vil blive lært. Derudover lærer Kutools AI kun af e-mails, der er en del af en samtale med frem og tilbage dialog. E-mails, der sendes ud uden at være en del af en svarkæde, vil ikke blive inkluderet i læringsprocessen.

Brug Kutools AI i din arbejdsgang med eksempler

Efter konfigurationen af Kutools AI, kan du nu bruge dens fire nøglefunktioner.

Besvar e-mails: Udarbejdelse af et svar ved at analysere tidligere e-mail-kommunikation

Forestil dig, at du har modtaget en e-mail fra en klient, der beder om detaljerede oplysninger om et projekt, du diskuterede for uger siden. I stedet for at gennemsøge dine e-mails manuelt, bruger du Kutools AI's Svar på e-mails funktion. Ved at analysere din tidligere e-mail-kommunikation skaber AI et omfattende og sammenhængende svar, der fanger alle de nødvendige detaljer om projektet på dit foretrukne sprog, afspejler din personlige tone og sikrer kontinuitet i din kommunikation.

1. Når du har valgt den e-mail eller teksten i den e-mail, du vil besvare, skal du klikke på Svar på e-mails ikon i Kutools AI rude.

Bemærk: Hvis du vælger tekst i en e-mail, vil den svare på det valgte indhold. Ellers vil den besvare hele e-mailen.

2. Klik på Generer knap. Det genererede svar vil automatisk blive indsat i e-mailens brødtekst som en kladde.

Bemærkninger:

  • Det sprog, AI bruger til at svare, svarer som standard til dine Outlook-indstillinger. Du kan ændre det ved at vælge Sprog dropdown øverst til højre i AI-svarboksen.
  • Under genereringsprocessen, hvis du ikke vil have indholdet genereret, kan du klikke på Stands .
  • Indholdet genereret af AI kan være forkert. Overvej venligst at bekræfte vigtige oplysninger, før du sender svaret.
Tips:
    • Kopi knap: For at kopiere hele indholdet.
    • Regenerer knap: For at regenerere.
    • Citeret videnssamtale knap: For at se, hvilken samtale svaret er citeret og lært af.
    • indsatte knap: For at indsætte det genererede indhold i e-mailens brødtekst.
  1. Du kan kopiere valgt tekst fra det genererede indhold.
  2. Option knap: For at få adgang til indstillinger for handlinger at konfigurere AI-rollen og adfærden i AI-indstillinger vindue.
  3. Viden knap: For at få adgang til Indstillinger for viden at konfigurere, hvordan og hvilke samtaler der gemmes og administreres i AI-indstillinger vindue.

Optimer e-mails: Omformulering af en e-mail for klarhed

Før du sender en vigtig e-mail ud, beslutter du dig for at forfine indholdet for bedre klarhed og gennemslagskraft. Ved at vælge dit udkast og klikke på Optimer e-mails ikon, Kutools AI omformulerer dit budskab, hvilket gør det mere kortfattet, overbevisende og professionelt. Dette sikrer, at dit forslag ikke kun bliver godt modtaget, men også fuldt ud forstået, hvilket øger dine chancer for et positivt svar.

1. Når du har valgt den e-mailkladde eller teksten i den e-mailkladde, du vil omformulere, skal du klikke på Optimer e-mails ikon i Kutools AI rude.

Bemærk: Hvis du vælger tekst i en e-mail, vil det optimere det valgte indhold. Ellers vil det optimere hele e-mailen.

2. Klik på Generer .

Bemærk: Under genereringsprocessen, hvis du ikke vil have indholdet genereret, kan du klikke på Stands .

3. Når det optimerede indhold er genereret, skal du klikke på indsatte knappen for at indsætte den i e-mailens brødtekst.

Bemærk: Indholdet genereret af AI kan være forkert. Overvej venligst at bekræfte vigtige oplysninger før afsendelse.
Tips:
  • Kopi knap: For at kopiere hele indholdet.
  • Regenerer knap: For at regenerere.
  • indsatte knap: For at indsætte det genererede indhold i e-mailens brødtekst.
  • Option knap: For at få adgang til indstillinger for handlinger at konfigurere AI-rollen og adfærden i AI-indstillinger vindue.
  • Du kan kopiere valgt tekst fra det genererede indhold.

E-mailoversigt: Opsummerer en lang e-mail-tråd for hurtig forståelse

Stillet over for en lang e-mail-tråd, der omfatter forskellige deltagere og diskuterede punkter, kan du henvende dig til Kutools AI's E-mail oversigt funktion. Med et enkelt klik destillerer værktøjet tråden til en kortfattet oversigt, der fremhæver vigtige beslutninger og handlingspunkter. Dette resumé gør det muligt for dig hurtigt at forstå essensen af ​​diskussionen uden at gennemsøge hele den lange e-mail.

1. Når du har valgt den e-mail eller teksten i den e-mail, du vil opsummere, skal du klikke på E-mail oversigt ikon i Kutools AI rude.

Bemærk: Hvis du vælger tekst i en e-mail, vil den opsummere det valgte indhold. Ellers vil den opsummere hele e-mailen.

2. Klik på Generer .

Bemærk: Under genereringsprocessen, hvis du ikke vil have indholdet genereret, kan du klikke på Stands .
Tips:
  • Kopi knap: For at kopiere hele indholdet.
  • Regenerer knap: For at regenerere.
  • indsatte knap: For at indsætte det genererede indhold i e-mailens brødtekst.
  • Option knap: For at få adgang til indstillinger for handlinger at konfigurere AI-rollen og adfærden i AI-indstillinger vindue.
  • Du kan kopiere valgt tekst fra det genererede indhold.

Oversæt e-mails: Oversættelse af en e-mail fra en udenlandsk klient til dit foretrukne sprog

Modtager du en vigtig e-mail fra en udenlandsk klient på et sprog, du ikke fuldt ud forstår, bruger du Oversæt e-mails træk ved Kutools AI. Ved at vælge teksten og starte oversættelsen giver AI en nøjagtig og kontekstuelt relevant oversættelse til dit foretrukne sprog. Dette nedbryder ikke kun sprogbarrierer, men sikrer også, at du kan reagere korrekt og opretholde en jævn kommunikation.

1. Når du har valgt den e-mail eller teksten i den e-mail, du vil oversætte, skal du klikke på Oversæt e-mails ikon i Kutools AI rude.

Bemærk: Hvis du vælger tekst i en e-mail, vil den oversætte det valgte indhold. Ellers vil den oversætte hele e-mailen.

2. Vælg det sprog, du vil oversætte til, og klik på Generer .

Bemærk: Under genereringsprocessen, hvis du ikke vil have indholdet genereret, kan du klikke på Stands .
Tips:
  • Kopi knap: For at kopiere hele indholdet.
  • Regenerer knap: For at regenerere.
  • indsatte knap: For at indsætte det genererede indhold i e-mailens brødtekst.
  • Option knap: For at få adgang til indstillinger for handlinger at konfigurere AI-rollen og adfærden i AI-indstillinger vindue.
  • Du kan kopiere valgt tekst fra det genererede indhold.

Tips til at maksimere effektiviteten af ​​Kutools AI

  • Gør dig fortrolig med alle funktioner
    Brug lidt tid på at udforske hver funktion i Kutools AI for fuldt ud at forstå dens muligheder, og hvordan den bedst kan opfylde dine behov.
  • Tilpas indstillinger til personlig brug
    Skræddersy indstillingerne for rolleprompt og kommandoprompt på hver handlingsfane, så de stemmer overens med din kommunikationsstil og -præferencer. Denne tilpasning gør det muligt for AI at levere mere personlig og effektiv assistance.
  • Opdater regelmæssigt vidensdatabasen
    Uanset om det er manuelt eller automatisk, skal du holde din videndatabase opdateret for at forbedre AI'ens forståelse af din kommunikationsstil og forbedre relevansen af ​​dens svar.
  • Gennemgå AI-genereret indhold
    Gennemgå og tweak altid AI-genererede svar, resuméer eller oversættelser, før du sender dem ud. Dette sikrer nøjagtighed og opretholder kvaliteten af ​​din kommunikation.
  • Hold dig informeret om opdateringer
    Hold øje med opdateringer og nye funktioner tilføjet til Kutools AI for løbende at forbedre din e-mail-administrationseffektivitet.

Bedste kontorproduktivitetsværktøjer

Breaking News: Kutools til Outlook lanceres Gratis Version!

Oplev de helt nye Kutools til Outlook GRATIS version med 70+ utrolige funktioner, din til at bruge FOR ALLTID! Klik for at downloade nu!

🤖 Kutools AI : Øjeblikkelige pro-e-mails med AI-magi – et klik for geniale svar, perfekt tone, flersproget beherskelse. Forvandl e-mailing ubesværet! ...

📧 Email Automation: Automatisk svar (tilgængelig til POP og IMAP)  /  Planlæg Send e-mails  /  Auto CC/BCC efter regler ved afsendelse af e-mail  /  Automatisk videresendelse (avancerede regler)   /  Tilføj automatisk hilsen   /  Opdel automatisk e-mails med flere modtagere i individuelle meddelelser ...

📨 Email Management: Genkald e-mails  /  Bloker svindel-e-mails af emner og andre  /  Slet duplikerede e-mails  /  Avanceret søgning  /  Konsolider mapper ...

📁 Vedhæftede filer ProBatch Gem  /  Batch adskilles  /  Batch komprimere  /  Automatisk gem   /  Automatisk afmontering  /  Automatisk komprimering ...

🌟 Interface Magic: 😊 Flere smukke og seje emojis   /  Påmind dig, når vigtige e-mails kommer  /  Minimer Outlook i stedet for at lukke ...

👍 Wonders med et enkelt klik: Besvar alle med indgående vedhæftede filer  /   Anti-phishing e-mails  /  🕘Vis afsenderens tidszone ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakter og kalender: Batch Tilføj kontakter fra udvalgte e-mails  /  Opdel en kontaktgruppe til individuelle grupper  /  Fjern fødselsdagspåmindelser ...

Lås øjeblikkeligt Kutools til Outlook op med et enkelt klik—permanent gratis. Vent ikke, download nu og øg din effektivitet!

kutools til outlook-funktioner1 kutools til outlook-funktioner2
 

 

 

Comments (1)
No ratings yet. Be the first to rate!
This comment was minimized by the moderator on the site
salut test de l'utilisation de l ia pour rediger un email
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations