Opret, rediger, brug og del en kontaktgruppe i Outlook

Selvstudiet fokuserer på de problemer, du kan støde på i Outlook, når du bruger en kontaktgruppe, tidligere kaldet "en distributionsliste". Den opsummerede de mest almindelige og bekvemme løsninger. Klik venligst på løsningerne nedenfor for at gå til de tilsvarende instruktioner.

Opret en kontaktgruppe i Outlook

Opret en kontaktgruppe fra Outlook -kontakter eller adressebog
Opret en kontaktgruppe ud fra data i Excel, Word eller andre applikationer
Opret en kontaktgruppe for modtagere eller afsendere i din postkasse

Rediger en kontaktgruppe i Outlook

Tilføj eller fjern medlemmer fra en kontaktgruppe
Opdel en kontaktgruppe i Outlook
- Spildte en kontaktgruppe i Outlook ved at kopiere og fjerne
- Opdel let en kontaktgruppe i Outlook med et fantastisk værktøj
Opdel en kontaktgruppe, og tilføj dens medlemmer som kontakter i Outlook
- Bryd en kontaktgruppe op med den indbyggede funktion i Outlook
- Opdel let en kontaktgruppe med Kutools til Outlook
Flet kontaktgrupper til en i Outlook

Send en e -mail til en kontaktgruppe i Outlook

Del og gem en kontaktgruppe i Outlook

Del en kontaktgruppe i Outlook
Gem en kontaktgruppe i Outlook

Opret en kontaktgruppe i Outlook

Du kan finde situationer, hvor du skal sende en masse -e -mail til medlemmerne af en virksomhed eller en arbejdsgruppe af forretningsmæssige årsager. Eller du skal muligvis sende et feriekort til alle dine familiemedlemmer og dine venner. I sådanne tilfælde vil oprettelse af en kontaktgruppe spare masser af tid på at sende e -mails en efter en. Her vores ExtendOffice team har listet metoderne til at oprette kontaktgrupper fra dine Outlook-kontakter, adressebog og data i Excel, Word eller i tekstform, og til at oprette grupper for afsendere eller modtagere i dine postkasser i Outlook.

Opret en kontaktgruppe fra Outlook -kontakter eller adressebog

1. klik Mennesker or Kontakt os på navigationslinjen i din Outlook.

2. Under fanen Homeklik Ny kontaktgruppe i gruppen Ny.

3. i Kontaktgruppe vindue, navngiv kontaktgruppen i Navn felt.

4. klik Tilføj medlemmer i gruppen Medlemmer, vælg Fra Outlook-kontakter or Fra adressebogen på rullelisten alt efter dine behov. (Hvis du kun vil tilføje én kontaktperson i øjeblikket, og som ikke er i dine Outlook -kontakter eller adressebog, skal du vælge Ny e-mail-kontakt.)
kontaktgruppe 01

5. i Vælg medlemmer dialogboksen, for at vælge flere utilsigtede kontakter, skal du holde Ctrl nøgle, og klik derefter på kontakterne en efter en; Hvis du vil vælge flere sammenhængende kontakter, skal du klikke på den første kontaktperson og derefter holde nede Flytte og vælg den sidste.

6. Klik på Medlemmer knappen nederst til venstre i dialogboksen for at tilføje alle de valgte kontakter til Medlemmer felt, og klik derefter på OK.
kontaktgruppe 02

7. i Kontaktgruppe vindue, skal du klikke på Gem og luk.

Opret en kontaktgruppe ud fra data i Excel, Word eller andre applikationer

kontaktgruppe 03

kontaktgruppe 04

Lad os sige, at du har modtaget en liste med e -mail -adresser i et Excel -regneark, Word -dokument eller andre programmer som vist ovenfor. Hvis du vil føje adresserne i massevis til en kontaktgruppe i din Outlook, skal du gøre følgende:

1. klik Mennesker or Kontakt os på navigationslinjen i din Outlook.

2. Under fanen Homeklik Ny kontaktgruppe i gruppen Ny.

3. i Kontaktgruppe vindue, navngiv kontaktgruppen i Navn felt.

4. klik Tilføj medlemmer i gruppen Medlemmer, vælg Fra Outlook-kontakter.

5. Kopier dataene i dit Excel -regneark eller Word -dokument.

6. i Type Medlemmer dialogboksen, indsæt dataene i Medlemmer felt, og klik derefter på OK.
kontaktgruppe 05

7. i Kontaktgruppe vindue, skal du klikke på Gem og luk.

√ Bemærk: Hver e-mailadresse skal adskilles med et semikolon eller et afsnitsmærke (et navn og adresse pr. linje). Hvis der ikke er noget navn, bruges adressen til visningsnavnet i kontaktgruppen.

Opret en kontaktgruppe for modtagere eller afsendere i din postkasse

Hvis du vil føje alle modtagere og afsendere af en mail eller flere mails til en kontaktgruppe, eller hvis du vil gruppere nogle af afsenderne eller modtagerne i din postkasse, kan du bruge Tilføj til gruppe feature af Kutools til Outlook, en praktisk Outlook-tilføjelse udviklet af vores team. Det vil hurtigt oprette en kontaktgruppe i henhold til dine behov.

1. Vælg mail (erne) med de modtagere eller afsendere, som du vil føje til kontaktgruppen.

2. Gå til Kutools Plus fanebladet i Kontakt gruppe, klik Tilføj til gruppe.

3. i Føj modtagere til kontaktgrupper dialogboksen, vælg Alle, Alle afsendere eller Alle modtagere på den Anvendelsesområde rulleliste. Afkrydsningsfelterne ud for de e -mailadresser, der opfylder betingelsen, markeres.

4. I højre side af dialogboksen skal du vælge den eller de kontaktgrupper, hvor du vil tilføje adresserne; Eller du kan oprette en ny kontaktgruppe ved at klikke Ny kontaktgruppe, og marker derefter feltet ud for det. Klik OK.
kontaktgruppe 06

Hvis du ikke har vores Outlook-tilføjelsesprogram installeret, Klik her for at downloade. Eller du kan bruge en mere klodset måde: kopier adresserne på afsendere på modtagere, som du vil føje til en kontaktgruppe, og indsæt dem derefter i Medlemmer felt i Vælg medlemmer dialog boks. For flere detaljer henvises til trin 4.-7 oprettelse af en kontaktgruppe fra Outlook -kontakter eller adressebog.

Rediger en kontaktgruppe i Outlook

Der er tidspunkter, hvor vi skal redigere vores kontaktgrupper: Der er personaleforandringer i din virksomhed, kolleger og projekter kommer og går, så du skal tilføje eller fjerne nogle medlemmer; Medlemmerne i en kontaktgruppe er lidt blandede, så du vil opdele gruppen i to eller flere grupper; To afdelinger fusionerede, så du skal flette to kontaktgrupper ……

Inden vi gør det, skal vi finde ud af, hvor grupperne er:

Hvis du er i opfattelsen af Postskal du klikke på Adressebog i gruppen Finde under fanen Home, og søg derefter efter gruppen i pop op-dialogboksen; Hvis du har skiftet til Mennesker or Kontakt os se på navigationslinjen i din Outlook, kan du finde gruppen på listen over dine kontakter ved at skrive dens navn i søgefeltet over listen.
kontaktgruppe 07

Når du har fundet kontaktgruppen, skal du dobbeltklikke på dens navn for at åbne Kontaktgruppe vindue. Find nu nedenstående metoder, der opfylder dine behov til næste træk.

Tilføj eller fjern medlemmer fra en kontaktgruppe

• For at tilføje medlemmer til en kontaktgruppe, se venligst 4.-7. trin i oprettelse af en kontaktgruppe fra Outlook -kontakter eller adressebog.

• Hvis du vil fjerne medlemmer fra en kontaktgruppe, skal du vælge medlemmerne i en åbnet Kontaktgruppe vindue først, og klik derefter på Fjern medlem funktion i gruppen Medlemmer. Klik Gem og luk i gruppen handlinger.

Opdel en kontaktgruppe i Outlook

Her listede vi to måder at opdele en kontaktgruppe i Outlook: Den ene er med sin egen funktion, den anden er med Opdel i kontaktgruppe træk ved Kutools til Outlook.

• Spildte en kontaktgruppe i Outlook ved at kopiere og fjerne

Lad os sige, at du skal adskille en kontaktgruppe i to. Følg venligst nedenstående trin:

1. På den Mennesker or Kontakt os side, søg efter den kontaktgruppe, du vil redigere.

2. Højreklik på (slip ikke) gruppen og træk den lidt over eller under, slip museknappen, du vil se en kort pop-up menu som vist på skærmbilledet herunder, klik Kopi. Der vil være to samme kontaktgrupper på listen.

>>>

3. Dobbeltklik for at åbne begge grupper, ændre navnene på grupperne, som du har brug for, f.eks. ExtendOffice1 og ExtendOffice2. Fjern derefter, lad os sige, navngive 8-15 i ExtendOffice1, og navn 1-7 i ExtendOffice2.
kontaktgruppe 10

4. På nuværende tidspunkt har du to nye mindre kontaktgrupper, klik Gem og luk.
kontaktgruppe 11

• Opdel let en kontaktgruppe i Outlook med et fantastisk værktøj

Eller hvis du har installeret vores Kutools til Outlook på din computer, skal du følge nedenstående trin for at opdele en kontaktgruppe:

1. Vælg den kontaktgruppe, du vil opdele (Her valgte jeg gruppen navngivet ExtendOffice test 1 for eksempel).

2. Gå til fanen Kutools Plus, Find Kontakt gruppe i båndet Kontakt, Vælg Opdel i kontaktgruppe i rullelisten.

3. i Opdel i kontaktgruppe markér afkrydsningsfelterne ud for de gruppemedlemmer, du vil flytte til en ny kontaktgruppe, klik på Ok.
kontaktgruppe 12

4. Navngiv den nye gruppe i pop op-dialogboksen, klik OK.
kontaktgruppe 13

5. De to opdelte kontaktgrupper vil derefter dukke op i kontaktlisten, du er velkommen til at åbne grupperne for at se deres medlemmer.
kontaktgruppe 14

Opdel en kontaktgruppe, og tilføj dens medlemmer som kontakter i Outlook

For at bryde op, eller vi siger fjerne, en kontaktgruppe i Outlook, kan du bare gå til Mennesker or Kontakt os side, og højreklik på den gruppe, du vil fjerne, og klik på Slette på pop op-menuen. Men hvis du vil tilføje alle dets medlemmer som individuelle Outlook -kontakter på samme tid, skal du tjekke de to metoder, vi angav nedenfor:

• Opdel en kontaktgruppe med den indbyggede funktion i Outlook

1. Dobbeltklik for at åbne kontaktgruppen i din kontaktliste.

2. Dobbeltklik på et medlem, som du vil føje til din kontaktliste.

3. Klik på knappen med tre prikker for at se flere muligheder, og klik derefter på Tilføj til Outlook Kontakter.
kontaktgruppe 15

4. I pop op-vinduet Kontakt vindue, kan du tilføje ekstra oplysninger, hvis du har brug for det, og klik derefter på Gem og luk.

5. Gentag trin 2-4 for at tilføje alle medlemmerne.

6. Gå nu tilbage til Mennesker or Kontakt os visning for at slette kontaktgruppen.

Metoden er velegnet til de grupper, der kun indeholder få medlemmer. Hvis gruppen indeholder et stort antal medlemmer, ville metoden spilde for meget tid. Kontroller i dette tilfælde Pause funktion af Kutools til Outlook nedenfor.

• Opdel let en kontaktgruppe med Kutools til Outlook

1. Vælg den kontaktgruppe, du vil bryde.

2. Gå til fanen Kutools Plusklik Kontakt gruppe > Pause.

3. i Pause vindue, skal du klikke på Alle for at markere alle felterne, og klik derefter på Ok.

4. Der vises en dialogboks, hvor du bliver spurgt Vil du opdele denne kontaktgruppe til enkeltpersoner? Klik Ja.

5. Alle dens medlemmer er nu tilføjet til din kontaktliste, og kontaktgruppen slettes på samme tid.

√ Bemærk: Hvis du kun ønsker at tilføje nogle af dens medlemmer til din kontaktliste, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de specifikke medlemmer, klikke på Ok for at tilføje dem til listen, mens du sletter dem fra gruppen. Gruppen, der indeholder de medlemmer, som du ikke har tjekket, vil stadig eksistere.

Klik for at downloade Kutools til Outlook for en 60-dages gratis prøveperiode.

Flet kontaktgrupper til en i Outlook

At flette to eller flere kontaktgrupper som en ny gruppe. Følg venligst nedenstående trin:

1. Opret en ny kontaktgruppe. (Følg trin 1-3 af oprettelse af en kontaktgruppe fra Outlook -kontakter eller adressebog.)

2. klik Tilføj medlemmer i gruppen Medlemmer, vælg Fra Outlook-kontakter.

3. i Vælg medlemmer i dialogboksen, vælg de kontaktgrupper, du vil kombinere.

4. klik Medlemmer nederst til venstre i dialogboksen, og klik derefter på OK.

5. i Kontaktgruppe vindue, skal du klikke på Gem og luk.

√ Bemærk: Metoden ovenfor er meget enkel og hurtig. Den gruppe, du har oprettet på denne måde, er dog som en stor gruppe, der indeholder flere små, det er ikke så bekvemt, når du skal redigere gruppemedlemmerne. Fordi du bliver nødt til at åbne hver lille gruppe for at redigere. For at flette flere kontaktgrupper og kun tilføje gruppemedlemmer til en gruppe. Kontroller venligst Sådan flettes eller kombineres distributionslister i Outlook?

Send en e -mail til en kontaktgruppe i Outlook

Følg nedenstående trin for at sende en e -mail til en eller flere kontaktgrupper i Outlook:

1. Klik på i postvisningen ny email for at starte en ny besked.

2. i Til ... indtast navnet på kontaktgruppen. Outlook vil vise potentielle matches fra din kontaktliste som billedet vist nedenfor. Hvis du ikke ønsker, at modtagerne skal se hinanden, skal du skrive gruppens navn i Bcc ... Mark. (Hvis feltet ikke vises i meddelelsesvinduet, skal du gå til Indstillinger fanebladet, og klik derefter på Bcc i gruppen Vis felter.)
kontaktgruppe 16

Hvis du ikke kan huske gruppens navn, kan du klikke Til ... at åbne Vælg Navne vindue for at se alle dine kontakter på din kontaktliste. Vælg de grupper, du vil sende en besked til, og klik derefter på Til, Cc eller Bcc som du har brug for. Navnene på grupperne vises i det tilsvarende felt. (Jeg klikkede Til som et eksempel her.) Klik derefter på OK.
kontaktgruppe 17

3. Indtast emnet og brødteksten i din e -mail -besked. Klik på Send når du er færdig med at skrive.

Del og gem en kontaktgruppe i Outlook

Du skal muligvis sende en arbejdsrelateret kontaktgruppe til en ny medarbejder eller dele en interesserelateret gruppe med dine venner; du kan også modtage en kontaktgruppe, der deles af andre. I denne del vil vi tale om, hvordan du deler en kontaktgruppe, og hvordan du gemmer en kontaktgruppe, der er sendt af andre i Outlook.

Del en kontaktgruppe i Outlook

• Du kan inkludere gruppen i en e-mail og sende den til andre:

1. Klik på i postvisningen ny email for at oprette en ny besked. EN Besked vindue vil dukke op. Juster vinduets størrelse, flyt det ved siden af dit Outlook -vindue, så begge vinduer er synlige på samme tid.

2. klik Mennesker or Kontakt os fra navigationslinjen i Outlook -vinduet.

3. Find den kontaktgruppe, du vil dele, og træk den ind i meddelelsesdelen som en vedhæftet fil i Besked vindue.

4. Udfyld oplysningerne i Besked vindue, som du har brug for, og klik derefter på Send at dele kontaktgruppen.

• Du kan også indsætte en kontaktgruppe som en vedhæftet fil i stedet for at trække den til en meddelelsesdel:

1. i Post se, klik ny email for at oprette en ny besked.

2. Gå til fanen indsatte i pop-up Besked vindue, find Medtag gruppe, klik Outlook-vare.

3. i Indsæt element i dialogboksen, skal du vælge en mappe Kontakter under en bestemt postkasse for at vise alle kontakter og kontaktgrupper i Varer boks. Nu kan du finde og vælge kontaktgruppen og derefter klikke OK for at indsætte det som en vedhæftet fil.
kontaktgruppe 18