I nutidens digitale tidsalder kan vi få adgang til vores e-mails, når og hvor vi vil. Men selvom vi altid er online, er der tidspunkter, hvor vi måske ikke er i stand til at svare på indgående beskeder med det samme, f.eks. på helligdage eller når vi er væk fra kontoret. Det er her, at funktionen til automatisk svar ikke til stede bliver uvurderlig og fortæller e-mail-afsendere, at vores svar vil blive forsinket. Uanset om du bruger Outlook på Windows, Website, Mac, eller endda iOS og Android enheder, hjælper denne vejledning dig med at gå i dybden med, hvordan du opsætter automatiske svar uden for kontoret på alle disse platforme. Lad os komme igang.

• Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på Windows
  • Brug af automatiske svar (for Exchange-konti)
  • Ved brug af Kutools for Outlook nemt (for alle e-mail-konti, nemt og fleksibelt)
  • Brug af regler (for alle e-mailkonti, komplekse)
• Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på Mac
• Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på nettet
• Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook til iOS og Android

video

Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på Windows

Dette afsnit demonstrerer tre metoder til at hjælpe dig med at konfigurere ikke-kontorsvar til udvekslingskonti og alle e-mailkonti på Windows.

Konfigurer ikke-kontorsvar med funktionen Automatiske svar

Hvis du bruger en Exchange-konto i Outlook, er den indbyggede Automatiske svar funktionen kan hjælpe dig med at konfigurere ikke-kontorsvar i Outlook. Gør venligst som følger.

Trin 1: Åbn vinduet Automatiske svar

I din Outlook skal du gå til filet fanen, skal du vælge den udvekslingskonto, som du skal aktivere automatisk svar for fra rullelisten med kontoen, og derefter klikke på Automatiske svar. Se skærmbillede:

Trin 2: Aktiver automatiske svar og konfigurer indstillinger

I åbningen Automatiske svar vindue, skal du gøre som følger.

1. Vælg Send automatiske svar mulighed for at aktivere denne funktion.
2. For kun at sende de automatiske svar inden for et bestemt tidsinterval, skal du kontrollere Send kun under dette tidsinterval afkrydsningsfeltet og angiv de ønskede start- og sluttidspunkter.
   Tip: Hvis du ikke angiver en tidsperiode, forbliver dit automatiske svar aktiveret, indtil du slår det fra ved at vælge Send ikke automatiske svar.
3. Hvis du kun vil sende automatiske svar til afsendere i din organisation, skal du blive i Inde i min organisation fane.
4. Indtast autosvar-beskeden i tekstboksen.
5. Klik på knappen OK knappen for at gemme indstillingerne. Se skærmbillede:
   

Resultat

Hvis du angiver en tidsperiode for automatiske svar i trin 3, aktiveres autosvaret på det angivne tidspunkt, og du vil derefter se en gul informationslinje, der vises under Outlook-båndet. Hvis der ikke er angivet nogen tidsperiode, aktiveres autosvaret med det samme.

Du kan gå til Sendte ting mappe for at se autosvar-e-mails (e-mails med præfiks med "Autosvar:").

Opsæt ikke-kontorsvar med Kutools for Outlook nemt

I betragtning af begrænsningerne ved ovenstående metode, vil jeg her gerne anbefale dig Auto svar træk ved Kutools for Outlook, som hjælper dig med nemt at konfigurere ikke-kontorsvar i Outlook, uanset e-mail-kontotyperne. Efter download og installation Kutools for Outlook, skal du gøre som følger:

Trin 1: Konfigurer indstillingerne for Autosvar

Type Kutools > Svar > Manager for automatisk svar at åbne Auto svar dialogboks, og så skal du:

1. Tjek e-mail-konti, hvor du vil aktivere automatisk svar:
   Tjek konti sektionen viser alle e-mail-konti i din Outlook. Vælg de konti, hvor du vil aktivere automatisk svar.
2. Rediger emnepræfikset for autosvar-e-mails:
   Standardteksten i Emnepræfiks tekstboksen er "Autosvar”. Dette vil være præfikset for auto-svar e-mail-emner. Du kan erstatte denne standardtekst efter behov.
3. Indtast indholdet af autosvar:
   Der findes en standardskabelon i dialogboksen, som du kan ændre efter behov.
4. Gem ændringerne: Klik på OK .
   

Trin 2: Aktiver funktionen Autosvar

A Kutools for Outlook dialogboksen dukker op og spørger, om du vil aktivere funktionen med det samme. Klik på Ja knappen for at aktivere funktionen.

Resultat

Fra nu af vil indgående e-mails til de kontrollerede konti udløse automatiske svar.

Konfigurer ikke-kontorsvar ved at oprette Outlook-regler

Du kan også oprette Outlook-regler for at konfigurere ikke-kontorsvar for alle e-mail-konti. Denne metode kræver dog flere trin at fuldføre. Følg nedenstående trin, hvis du har brug for det.

Trin 1: Opret en automatisk svarskabelon

1. I Outlook skal du oprette en ny e-mail-meddelelse ved at klikke ny email under HOME fane.
   
2. I boksen Besked vindue, skal du indtaste et emne og beskedtekst for din skabelon.
   
3. Klik filet > Gem som.
   
4. I åbningen Gem som dialogboks, navngiv skabelonen (som standard vil e-mail-emnet blive brugt som skabelonnavn), vælg Outlook-skabelon fra Filtype rullelisten, og klik derefter på Gem .
   Denne brugerdefinerede skabelon vil blive gemt på standardplaceringen for personlige skabeloner.
   
5. Når du har gemt skabelonen, skal du lukke e-mailen uden at gemme.

Trin 2: Åbn vinduet Regler og advarsler

Under HOME fanebladet, klik på Regler > Administrer regler og advarsler at åbne Regler og advarsler vindue.

Trin 3: Opret en regel om automatisk svar uden for kontoret

I boksen Regler og advarsler vindue, skal du gøre følgende for at oprette en regel for automatisk svar fra kontoret.

1. Under Email regler fanen, skal du angive en e-mail-konto, hvor du vil anvende reglen om automatisk svar, og derefter klikke på Ny regel .
   Tip: Hvis Anvend ændringer på denne mappe rullelisten vises ikke i Regler og advarsler vinduet i din Outlook, vil de regler, du har oprettet, gælde for alle e-mail-konti.
   
2. Først og fremmest Guiden til regler, Vælg Anvend regel på meddelelser, jeg modtager i Start fra en tom regel sektion, og klik derefter på Næste .
   
3. I det andet Guiden til regler, hvis du automatisk vil svare på hver e-mail, du modtager, skal du klikke på Næste knappen uden at kontrollere nogen betingelser. I pop op-vinduet Microsoft Outlook dialogboksen, skal du klikke på knappen Ja .
   Tip: Hvis du kun ønsker at svare automatisk på bestemte e-mails, skal du angive de betingelser, du har brug for.
   
4. I den tredje Guiden til regler, tjek svaret ved hjælp af en specifik skabelon afkrydsningsfeltet i Trin 1 boksen, og klik derefter på den understregede tekst i Trin 2 boks.
   
5. I dialogboksen Vælg en svarskabelon skal du vælge Brugerskabeloner i filsystem på rullelisten Søg i, vælge den skabelon, du oprettede i trin 1, og derefter klikke på knappen Åbn.
   
6. Når den vender tilbage til den tredje regelguide, skal du klikke på knappen Næste for at fortsætte.
   
7. Angiv undtagelser for din regel i den fjerde regelguide, hvis det er nødvendigt. Her klikker jeg på knappen Næste uden at kontrollere nogen undtagelser.
   
8. Angiv et navn for denne regel i trin 1-afsnittet i den sidste regelguide, hold afkrydsningsfeltet Slå denne regel til i trin 2, og klik derefter på knappen Udfør.
   
9. En Microsoft Outlook-promptboks vil derefter poppe op, der minder dig om, at reglen kun kører, når Outlook kører. Klik på knappen OK.
   
10. Derefter vender den tilbage til vinduet Regler og advarsler, du kan se den oprettede regel opført i vinduet, klik på knappen OK for at gemme reglen.
    

Resultat

Nu har du oprettet en regel for automatisk svar. Fra nu af vil indgående e-mails til den angivne konto eller alle konti udløse denne auto-svar-regel, og den person, der har sendt dig en e-mail, vil modtage en auto-svar-e-mail.

Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på Mac

Hvis du vil konfigurere automatisk svar i Outlook til Mac, kan metoden i dette afsnit hjælpe. Gør venligst som følger.

Trin 1: Adgang til "Ikke til stede"-funktionen

Start Outlook på Mac, åbn den e-mail-konto, som du vil aktivere funktionen Ikke til stede for, og gå derefter til Værktøj Fanebladet og vælg Ikke på kontoret.

Trin 2: Konfiguration af indstillingerne for automatiske svar

I boksen Indstillinger for autosvar dialogboksen, skal du foretage følgende konfigurationer.

1. Tjek Send automatiske svar for konto "(din konto)" afkrydsningsfeltet.
2. I boksen Svar én gang til hver afsender med tekstboks, skal du indtaste brødteksten for den automatiske svarbesked.
3. Det er valgfrit at:
   • Indstil start- og slutdatoer for det automatiske svar: Tjek Send kun svar i denne periode afkrydsningsfeltet og indtast start- og slutdatoer og tidspunkter. Efter slutdatoen og -klokkeslættet deaktiveres ikke-kontorsvar automatisk.
   • Svar til personer uden for din organisation: Tjek om nødvendigt Send også svar til afsendere uden for min organisation afkrydsningsfeltet. Vælg enten Kun til afsendere på min kontaktliste or Send til alle eksterne afsendere og indtast derefter brødteksten for den automatiske svarmeddelelse.
4. Klik OK for at gemme indstillingerne og anvende denne automatiske svar-funktion.
   

Resultat

Automatiske svar er blevet aktiveret for visse e-mail-konti i din Outlook til Mac. Fra nu af vil indgående e-mails til denne konto udløse automatiske svar.

Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på nettet

Hvis du bruger Outlook på nettet og gerne vil konfigurere ikke-kontorsvar, kan metoden i dette afsnit gøre dig en tjeneste. Følg venligst nedenstående trin.

Trin 1: Få adgang til funktionen "Automatiske svar".

1. I øverste højre hjørne af siden skal du klikke på Indstillinger .
   
2. I åbningen Indstillinger vindue, vælg Automatiske svar i Post sektion.
   

Trin 2: Konfigurer indstillingerne for "Automatiske svar".

1. Klik på knappen Tænd for automatiske svar skifte for at tænde Automatiske svar funktion.
2. Tjek Send svar kun i en periode afkrydsningsfeltet og angiv start- og slutdatoer og tidspunkter for de automatiske svar. Du kan ignorere denne indstilling, hvis du ikke har brug for det.
3. Indtast brødteksten for den automatiske svarmeddelelse i tekstredigeringsfeltet.
4. Klik på knappen Gem knap. Se skærmbillede:
   

Resultat

Nu har du aktiveret automatiske svar i Outlook på nettet. Fra nu af vil indgående e-mails til denne konto udløse automatiske svar.

Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook til iOS og Android

Mange Outlook-brugere er bekendt med at konfigurere automatiske svar på deres desktops, men ved lidt om mobilprogrammet. I det sidste afsnit af denne artikel vil jeg lede dig gennem, hvordan du opsætter automatiske svar fra dine iOS- eller Android-enheder, hvilket sikrer, at du opretholder klar kommunikation, uanset hvor du er. Lad os følge nedenstående trin.

Trin 1: Start Outlook på din iOS- eller Android-enhed

Trin 2: Få adgang til funktionen "Automatiske svar".

1. I øverste venstre hjørne af siden skal du klikke på HOME .
   
2. Klik derefter på Indstillinger .
   
3. I boksen Indstillinger dialogboksen og under Mail konti skal du vælge en e-mail-konto, hvor du vil aktivere automatiske svar. I dette tilfælde vælger jeg en Exchange konto.
   
4. I boksen Exchange side (hvis du vælger en anden konto i det foregående trin, vil titlen på denne dialogboks vise domænet for den anden konto), kan du se, at Automatiske svar funktionen er slået fra. Klik venligst på den.
   

Trin 3: Konfigurer indstillinger for automatiske svar

I boksen Automatiske svar dialogboks, skal du konfigurere som følger.

1. I boksen Automatiske svar felt, skal du slå kontakten til.
2. Angiv, hvem du vil sende automatiske svar til: enten til alle or kun til personer i din organisation. Her vælger jeg Svar til alle.
3. Indtast svarbeskeden i Svar til alle med tekstboks.
4. Klik på fluebenet i øverste højre hjørne af skærmen for at gemme indstillingerne.
   
   Noter:

   • I boksen Svar i en periode feltet skal du slå kontakten til, så kan du indstille start- og slutdatoer og tidspunkter for afsendelse af dine automatiske svar.
   • I boksen Brug forskellige svar feltet skal du slå kontakten til, så kan du angive forskellige svarbeskeder for personer i eller uden for din organisation.
   • Hvis du vælger en anden type konto i stedet for en Exchange-konto, Brug et andet svarfelt vises ikke i Automatiske svar dialog boks.
   • Når du vender tilbage til den forrige dialogboks, kan du se, at Automatiske svar funktionen er slået til.
     

Resultat

Nu har du aktiveret Automatiske svar i din Outlook til iOS eller Android.

Kort sagt sikrer det, at du kan opsætte ikke-til-kontor-autosvar i Outlook, at de personer, der kontakter dig, ved, at du er væk, og dermed opretholdes professionel og effektiv kommunikation. Uanset om du bruger Outlook på Windows, Mac, Web eller mobile enheder, er den fleksibilitet og dybde, som denne funktion giver, uundværlig. Vi håber, at denne omfattende guide vil udstyre dig med viden til problemfrit at konfigurere disse svar på forskellige platforme, hvilket sikrer en glat oplevelse for både dig og dine e-mail-korrespondenter. For dem, der er ivrige efter at dykke dybere ned i Outlooks muligheder, kan vores hjemmeside prale af et væld af selvstudier. Find flere Outlook-tip og tricks her.

Relaterede artikler