Gå til hovedindhold

Konfigurer automatiske fraværssvar i Outlook (fuld vejledning)

Forfatter: Siluvia Sidst ændret: 2023-11-06

I nutidens digitale tidsalder kan vi få adgang til vores e-mails, når og hvor vi vil. Men selvom vi altid er online, er der tidspunkter, hvor vi måske ikke er i stand til at svare på indgående beskeder med det samme, f.eks. på helligdage eller når vi er væk fra kontoret. Det er her, at funktionen til automatisk svar ikke til stede bliver uvurderlig og fortæller e-mail-afsendere, at vores svar vil blive forsinket. Uanset om du bruger Outlook på Windows, Website, Mac, eller endda iOS og Android enheder, hjælper denne vejledning dig med at gå i dybden med, hvordan du opsætter automatiske svar uden for kontoret på alle disse platforme. Lad os komme igang.


Video


Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på Windows

Dette afsnit demonstrerer tre metoder til at hjælpe dig med at konfigurere ikke-kontorsvar til udvekslingskonti og alle e-mailkonti på Windows.

  • Automatiske svar – Outlook indbygget funktion, men kun til Exchange-konti.
  • Kutools til Excel – Nem at konfigurere og bruge, tilgængelig for alle e-mail-konti.
  • Outlook regler - Mange trin og komplicerede operationer, tilgængelige for alle e-mail-konti.

Konfigurer ikke-kontorsvar med funktionen Automatiske svar

Hvis du bruger en Exchange-konto i Outlook, er den indbyggede Automatiske svar funktionen kan hjælpe dig med at konfigurere ikke-kontorsvar i Outlook. Gør venligst som følger.

Trin 1: Åbn vinduet Automatiske svar

I din Outlook skal du gå til File (Felt) fanen, skal du vælge den udvekslingskonto, som du skal aktivere automatisk svar for fra rullelisten med kontoen, og derefter klikke på Automatiske svar. Se skærmbillede:

Bemærk:Denne metode er kun tilgængelig for Exchange-e-mail-konto. Hvis du ikke kan se dette Automatiske svar mulighed, understøtter din e-mail-konto ikke denne funktion. Du kan prøve en af ​​følgende metoder: brug Kutools til Outlook or oprette Outlook autosvar-regler.

Trin 2: Aktiver automatiske svar og konfigurer indstillinger

I åbningen Automatiske svar vindue, skal du gøre som følger.

  1. Vælg Send automatiske svar mulighed for at aktivere denne funktion.
  2. For kun at sende de automatiske svar inden for et bestemt tidsinterval, skal du kontrollere Send kun under dette tidsinterval afkrydsningsfeltet og angiv de ønskede start- og sluttidspunkter.
    Tip: Hvis du ikke angiver en tidsperiode, forbliver dit automatiske svar aktiveret, indtil du slår det fra ved at vælge Send ikke automatiske svar.
  3. Hvis du kun vil sende automatiske svar til afsendere i din organisation, skal du blive i Inde i min organisation fane.
  4. Indtast autosvar-beskeden i tekstboksen.
  5. Klik på knappen OK knappen for at gemme indstillingerne. Se skærmbillede:
Noter:
  • Hvis du vil sende automatiske svar til afsendere uden for din organisation, skal du klikke på Udenfor min organisation fanen skal du kontrollere Autosvar til personer uden for min organisation afkrydsningsfeltet, vælg en mulighed, du har brug for, og skriv derefter meddelelsen med det automatiske svar. Se skærmbilledet nedenfor.
  • Hvis du konfigurerer både "Inde i min organisation" og "Udenfor min organisation” muligheder, kan de aktiveres samtidigt.
    • Når nogen fra din organisation sender dig en e-mail, modtager de den besked, du har konfigureret til "Inde i min organisation".
    • Når nogen uden for din organisation sender dig en e-mail, modtager de den besked, du har konfigureret til "Udenfor min organisation".
  • Outlook giver dig mulighed for at angive regler for afsendelse af automatiske svar. Ved at klikke på Regler knappen i nederste venstre hjørne af vinduet åbner Regler for automatisk svar dialog boks. Klik på Tilføj regel knappen, og angiv derefter kriterierne for din regel i Rediger regel dialog boks. Se skærmbillede:
Resultat

Hvis du angiver en tidsperiode for automatiske svar i trin 3, aktiveres autosvaret på det angivne tidspunkt, og du vil derefter se en gul informationslinje, der vises under Outlook-båndet. Hvis der ikke er angivet nogen tidsperiode, aktiveres autosvaret med det samme.

Du kan gå til Sendte ting mappe for at se autosvar-e-mails (e-mails med præfiks med "Autosvar:").

Points ikke at gå glip af
  • Hvis både "Automatiske svar" funktion af en Exchange-konto og auto-svar regel du har oprettet for andre e-mail-konti (som en POP-konto) er aktiveret, og der modtages en e-mail, kan en indgående e-mail udløse svar fra både Exchange "Automatiske svar" og reglen om automatisk svar på klientsiden. Rækkefølgen af ​​svar afhænger af serverbehandling og udførelsessekvensen for klientsidens regel.
    • "Automatiske svar" til udveksling: Dette er en server-side funktion i Exchange og kræver ikke, at Outlook kører.
    • Autosvar via oprettede regler: Dette er normalt en funktion på klientsiden, der kræver, at Outlook er aktivt og behandler indgående e-mails.
    Så hvis begge svarmetoder er konfigureret, vil den person, der sender dig en e-mail, muligvis modtage to autosvar-e-mails.
  • For at slå denne funktion fra skal du blot klikke på slukke knappen i informationslinjen.

Opsæt nemt ikke-kontorsvar med Kutools til Outlook

I betragtning af begrænsningerne ved ovenstående metode, vil jeg her gerne anbefale dig Auto svar træk ved Kutools til Outlook, som hjælper dig med nemt at konfigurere ikke-kontorsvar i Outlook, uanset e-mail-kontotyperne. Efter download og installation af Kutools til Outlook, skal du gøre som følger:

Trin 1: Konfigurer indstillingerne for Autosvar

Type Kutools > Svar > Manager for automatisk svar at åbne Auto svar dialogboks, og så skal du:

  1. Tjek e-mail-konti, hvor du vil aktivere automatisk svar:
    Tjek konti sektionen viser alle e-mail-konti i din Outlook. Vælg de konti, hvor du vil aktivere automatisk svar.
  2. Rediger emnepræfikset for autosvar-e-mails:
    Standardteksten i Emnepræfiks tekstboksen er "Autosvar”. Dette vil være præfikset for auto-svar e-mail-emner. Du kan erstatte denne standardtekst efter behov.
  3. Indtast indholdet af autosvar:
    Der findes en standardskabelon i dialogboksen, som du kan ændre efter behov.
  4. Gem ændringerne: Klik på OK .
Trin 2: Aktiver funktionen Autosvar

A Kutools til Outlook dialogboksen dukker op og spørger, om du vil aktivere funktionen med det samme. Klik på Ja knappen for at aktivere funktionen.

Resultat

Fra nu af vil indgående e-mails til de kontrollerede konti udløse automatiske svar.

Noter:

Konfigurer ikke-kontorsvar ved at oprette Outlook-regler

Du kan også oprette Outlook-regler for at konfigurere ikke-kontorsvar for alle e-mail-konti. Denne metode kræver dog flere trin at fuldføre. Følg nedenstående trin, hvis du har brug for det.

Trin 1: Opret en automatisk svarskabelon
  1. I Outlook skal du oprette en ny e-mail-meddelelse ved at klikke ny email under Home fane.
  2. I Besked vindue, skal du indtaste et emne og beskedtekst for din skabelon.
  3. Klik File (Felt) > Gem som.
  4. I åbningen Gem som dialogboks, navngiv skabelonen (som standard vil e-mail-emnet blive brugt som skabelonnavn), vælg Outlook-skabelon fra Filtype rullelisten, og klik derefter på Gem .
    Denne brugerdefinerede skabelon vil blive gemt på standardplaceringen for personlige skabeloner.
  5. Når du har gemt skabelonen, skal du lukke e-mailen uden at gemme.
Trin 2: Åbn vinduet Regler og advarsler

Under Home fanebladet, klik på Regler > Administrer regler og advarsler at åbne Regler og advarsler vindue.

Trin 3: Opret en regel om automatisk svar uden for kontoret

I Regler og advarsler vindue, skal du gøre følgende for at oprette en regel for automatisk svar fra kontoret.

  1. Under Email regler fanen, skal du angive en e-mail-konto, hvor du vil anvende reglen om automatisk svar, og derefter klikke på Ny regel .
    Tip: Hvis Anvend ændringer på denne mappe rullelisten vises ikke i Regler og advarsler vinduet i din Outlook, vil de regler, du har oprettet, gælde for alle e-mail-konti.
  2. Først og fremmest Guiden til regler, Vælg Anvend regel på meddelelser, jeg modtager i Start fra en tom regel sektion, og klik derefter på Næste .
  3. I det andet Guiden til regler, hvis du automatisk vil svare på hver e-mail, du modtager, skal du klikke på Næste knappen uden at kontrollere nogen betingelser. I pop op-vinduet Microsoft Outlook dialogboksen, skal du klikke på knappen Ja .
    Tip: Hvis du kun ønsker at svare automatisk på bestemte e-mails, skal du angive de betingelser, du har brug for.
  4. I den tredje Guiden til regler, tjek svaret ved hjælp af en specifik skabelon afkrydsningsfeltet i Trin 1 boksen, og klik derefter på den understregede tekst i Trin 2 boks.
  5. I dialogboksen Vælg en svarskabelon skal du vælge Brugerskabeloner i filsystem på rullelisten Søg i, vælge den skabelon, du oprettede i trin 1, og derefter klikke på knappen Åbn.
  6. Når den vender tilbage til den tredje regelguide, skal du klikke på knappen Næste for at fortsætte.
  7. Angiv undtagelser for din regel i den fjerde regelguide, hvis det er nødvendigt. Her klikker jeg på knappen Næste uden at kontrollere nogen undtagelser.
  8. Angiv et navn for denne regel i trin 1-afsnittet i den sidste regelguide, hold afkrydsningsfeltet Slå denne regel til i trin 2, og klik derefter på knappen Udfør.
  9. En Microsoft Outlook-promptboks vil derefter poppe op, der minder dig om, at reglen kun kører, når Outlook kører. Klik på knappen OK.
  10. Derefter vender den tilbage til vinduet Regler og advarsler, du kan se den oprettede regel opført i vinduet, klik på knappen OK for at gemme reglen.
Resultat

Nu har du oprettet en regel for automatisk svar. Fra nu af vil indgående e-mails til den angivne konto eller alle konti udløse denne auto-svar-regel, og den person, der har sendt dig en e-mail, vil modtage en auto-svar-e-mail.

Point ikke at gå glip af:
  • Hvis både autosvar-reglen og "Automatiske svar" funktion for en Exchange-konto er aktiveret, kan en indgående e-mail udløse begge til at svare. Svarrækkefølgen afhænger af serverbehandling og regeludførelsesrækkefølgen på klientsiden.
    • "Automatiske svar" til udveksling: Dette er en server-side funktion i Exchange og kræver ikke, at Outlook kører.
    • Autosvar via oprettede regler: Dette er normalt en funktion på klientsiden, der kræver, at Outlook er aktivt og behandler indgående e-mails.
    Typisk vil "Automatiske svar" på serversiden være hurtigere, da det ikke afhænger af Outlook-klientens aktivitet. Men hvis begge svarmetoder er konfigureret, vil den person, der sender dig en e-mail, muligvis modtage to autosvar-e-mails.
  • Klik på for at deaktivere reglen om automatisk svar Regler > Administrer regler og advarsler på den Home fane for at åbne Regler og advarsler vindue, fjern derefter markeringen i afkrydsningsfeltet foran reglen, og klik derefter OK for at gemme ændringerne.

Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på Mac

Hvis du vil konfigurere automatisk svar i Outlook til Mac, kan metoden i dette afsnit hjælpe. Gør venligst som følger.

Tip: Bemærk at metoden kun virker til Exchange (Udveksling), Outlook.com, Hotmail eller Office 365 konti.
Trin 1: Adgang til "Ikke til stede"-funktionen

Start Outlook på Mac, åbn den e-mail-konto, som du vil aktivere funktionen Ikke til stede for, og gå derefter til Værktøjer Fanebladet og vælg Ikke på kontoret.

Trin 2: Konfiguration af indstillingerne for automatiske svar

I Indstillinger for autosvar dialogboksen, skal du foretage følgende konfigurationer.

  1. Tjek Send automatiske svar for konto "(din konto)" afkrydsningsfeltet.
  2. I Svar én gang til hver afsender med tekstboks, skal du indtaste brødteksten for den automatiske svarbesked.
  3. Det er valgfrit at:
    • Indstil start- og slutdatoer for det automatiske svar: Tjek Send kun svar i denne periode afkrydsningsfeltet og indtast start- og slutdatoer og tidspunkter. Efter slutdatoen og -klokkeslættet deaktiveres ikke-kontorsvar automatisk.
    • Svar til personer uden for din organisation: Tjek om nødvendigt Send også svar til afsendere uden for min organisation afkrydsningsfeltet. Vælg enten Kun til afsendere på min kontaktliste or Send til alle eksterne afsendere og indtast derefter brødteksten for den automatiske svarmeddelelse.
  4. Klik OK for at gemme indstillingerne og anvende denne automatiske svar-funktion.
Resultat

Automatiske svar er blevet aktiveret for visse e-mail-konti i din Outlook til Mac. Fra nu af vil indgående e-mails til denne konto udløse automatiske svar.

Noter:
  • For at se sendte autosvar-e-mails skal du gå til "Sent" mappe til e-mails med præfikset "Autosvar:".
  • Kontaktpersoner inden for din organisation vil modtage svarindholdet angivet i "Svar én gang til hver afsender med" tekstboks.
  • Eksterne kontakter vil modtage svarindholdet angivet i "Svar én gang til hver ekstern afsender med" tekstboks.
  • gmail, Yahoo eller andre POP or IMAP e-mail-konto understøtter i øjeblikket ikke denne funktion.
  • For at deaktivere de automatiske svar skal du åbne e-mail-kontoen med funktionen aktiveret. Klik Værktøjer > Ikke på kontoret at åbne Automatiske svar dialog boks. Ryd derefter Send automatiske svar for konto afkrydsningsfeltet "din konto".

Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook på nettet

Hvis du bruger Outlook på nettet og gerne vil konfigurere ikke-kontorsvar, kan metoden i dette afsnit gøre dig en tjeneste. Følg venligst nedenstående trin.

Trin 1: Få adgang til funktionen "Automatiske svar".
  1. I øverste højre hjørne af siden skal du klikke på Indstillinger .
  2. I åbningen Indstillinger vindue, vælg Automatiske svar i Post sektion.
Trin 2: Konfigurer indstillingerne for "Automatiske svar".
  1. Klik på knappen Tænd for automatiske svar skifte for at tænde Automatiske svar funktion.
  2. Tjek Send svar kun i en periode afkrydsningsfeltet og angiv start- og slutdatoer og tidspunkter for de automatiske svar. Du kan ignorere denne indstilling, hvis du ikke har brug for det.
  3. Indtast brødteksten for den automatiske svarmeddelelse i tekstredigeringsfeltet.
  4. Klik på knappen Gem knap. Se skærmbillede:
Resultat

Nu har du aktiveret automatiske svar i Outlook på nettet. Fra nu af vil indgående e-mails til denne konto udløse automatiske svar.

Noter:
  • Hvis du angiver start- og slutdatoer og tidspunkter for afsendelse af automatiske svar, kan du vælge at minimere afbrydelser i den periode, som f.eks. blokering af din kalender, automatisk afvisning af nye begivenhedsinvitationerog aflyse eller afvise dine eksisterende møder.
  • Hvis du bruger en Byt konto, vil den viste side være anderledes. Du kan sende automatiske svarmails ikke kun til afsendere i din organisation, men også til afsendere uden for din organisation. Se følgende skærmbillede:
  • Hvis du kun vil svare automatisk til dine kontakter, skal du markere Send svar kun til kontakter afkrydsningsfelt.
  • For at deaktivere denne automatiske svarfunktion i Outlook på nettet skal du følge ovenstående trin 2 for at komme ind i Automatiske svar vinduet, og klik derefter på Automatiske svar på skifte.

Konfigurer ikke-kontorsvar i Outlook til iOS og Android

Mange Outlook-brugere er bekendt med at konfigurere automatiske svar på deres desktops, men ved lidt om mobilprogrammet. I det sidste afsnit af denne artikel vil jeg lede dig gennem, hvordan du opsætter automatiske svar fra dine iOS- eller Android-enheder, hvilket sikrer, at du opretholder klar kommunikation, uanset hvor du er. Lad os følge nedenstående trin.

Tip: I Outlook til iOS og Android kan du konfigurere automatiske svar til Microsoft 365, Exchange (Udveksling)og Outlook.com konti alene.
Trin 1: Start Outlook på din iOS- eller Android-enhed
Trin 2: Få adgang til funktionen "Automatiske svar".
  1. I øverste venstre hjørne af siden skal du klikke på Home .
  2. Klik derefter på Indstillinger .
  3. I Indstillinger dialogboksen og under Mail konti skal du vælge en e-mail-konto, hvor du vil aktivere automatiske svar. I dette tilfælde vælger jeg en Exchange (Udveksling) konto.
  4. I Exchange (Udveksling) side (hvis du vælger en anden konto i det foregående trin, vil titlen på denne dialogboks vise domænet for den anden konto), kan du se, at Automatiske svar funktionen er slået fra. Klik venligst på den.
Trin 3: Konfigurer indstillinger for automatiske svar

I Automatiske svar dialogboks, skal du konfigurere som følger.

  1. I Automatiske svar felt, skal du slå kontakten til.
  2. Angiv, hvem du vil sende automatiske svar til: enten til alle or kun til personer i din organisation. Her vælger jeg Svar til alle.
  3. Indtast svarbeskeden i Svar til alle med tekstboks.
  4. Klik på fluebenet i øverste højre hjørne af skærmen for at gemme indstillingerne.
    Noter:
    • I Svar i en periode feltet skal du slå kontakten til, så kan du indstille start- og slutdatoer og tidspunkter for afsendelse af dine automatiske svar.
    • I Brug forskellige svar feltet skal du slå kontakten til, så kan du angive forskellige svarbeskeder for personer i eller uden for din organisation.
    • Hvis du vælger en anden type konto i stedet for en Exchange-konto, Brug et andet svarfelt vises ikke i Automatiske svar dialog boks.
    • Når du vender tilbage til den forrige dialogboks, kan du se, at Automatiske svar funktionen er slået til.
Resultat

Nu har du aktiveret Automatiske svar i din Outlook til iOS eller Android.

Noter:
  • Hvis du indstiller en tidsperiode for automatiske svar, aktiveres autosvaret på det angivne tidspunkt, og du vil derefter se linjen Automatiske svar.
  • At slukke Automatiske svar i din Outlook til iOS eller Android skal du åbne den e-mail-konto, der har denne funktion aktiveret, og derefter klikke på slukke knappen i Automatiske svar bar.

Kort sagt sikrer det, at du kan opsætte ikke-til-kontor-autosvar i Outlook, at de personer, der kontakter dig, ved, at du er væk, og dermed opretholdes professionel og effektiv kommunikation. Uanset om du bruger Outlook på Windows, Mac, Web eller mobile enheder, er den fleksibilitet og dybde, som denne funktion giver, uundværlig. Vi håber, at denne omfattende guide vil udstyre dig med viden til problemfrit at konfigurere disse svar på forskellige platforme, hvilket sikrer en glat oplevelse for både dig og dine e-mail-korrespondenter. For dem, der er ivrige efter at dykke dybere ned i Outlooks muligheder, kan vores hjemmeside prale af et væld af selvstudier. Find flere Outlook-tip og tricks her.



Bedste kontorproduktivitetsværktøjer

Breaking News: Kutools til Outlook lanceres Gratis Version!

Oplev de helt nye Kutools til Outlook GRATIS version med 70+ utrolige funktioner, din til at bruge FOR ALLTID! Klik for at downloade nu!

🤖 Kutools AI : Øjeblikkelige pro-e-mails med AI-magi – et klik for geniale svar, perfekt tone, flersproget beherskelse. Forvandl e-mailing ubesværet! ...

📧 Email Automation: Automatisk svar (tilgængelig til POP og IMAP)  /  Planlæg Send e-mails  /  Auto CC/BCC efter regler ved afsendelse af e-mail  /  Automatisk videresendelse (avancerede regler)   /  Tilføj automatisk hilsen   /  Opdel automatisk e-mails med flere modtagere i individuelle meddelelser ...

📨 Email Management: Genkald e-mails  /  Bloker svindel-e-mails af emner og andre  /  Slet duplikerede e-mails  /  Avanceret søgning  /  Konsolider mapper ...

📁 Vedhæftede filer ProBatch Gem  /  Batch adskilles  /  Batch komprimere  /  Automatisk gem   /  Automatisk afmontering  /  Automatisk komprimering ...

🌟 Interface Magic: 😊 Flere smukke og seje emojis   /  Påmind dig, når vigtige e-mails kommer  /  Minimer Outlook i stedet for at lukke ...

👍 Wonders med et enkelt klik: Besvar alle med indgående vedhæftede filer  /   Anti-phishing e-mails  /  🕘Vis afsenderens tidszone ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakter og kalender: Batch Tilføj kontakter fra udvalgte e-mails  /  Opdel en kontaktgruppe til individuelle grupper  /  Fjern fødselsdagspåmindelser ...

Lås øjeblikkeligt Kutools til Outlook op med et enkelt klik—permanent gratis. Vent ikke, download nu og øg din effektivitet!

kutools til outlook-funktioner1 kutools til outlook-funktioner2
 

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations