Hvordan farvekategoriserer man automatisk e-mails baseret på emne i Outlook?

Sådan farvekategoriserer du automatisk e-mails baseret på emne i Outlook?

Farvekategorier giver dig mulighed for hurtigt at genkende og gruppere relaterede elementer i Outlook, så du nemt kan spore dem og forbedre effektiviteten. I denne artikel vil vi tale om, hvordan man opretter en regel i Outlook for automatisk at tildele farvekategorier til e-mail-meddelelser baseret på deres emner.

Farvekategorisér automatisk e-mail-meddelelser baseret på deres emne i Outlook

I din Outlook skal du vælge indbakkemappen for den e-mail-konto, som du vil anvende reglen om automatisk kategorisering på, og derefter vælge en meddelelse fra mappen. Derefter skal du følge nedenstående trin.

1. På den Home fanebladet, klik på Regler > Opret regel.

2. I pop op-vinduet Opret regel dialogboks, klik på Avancerede indstillinger.

3. i Guiden til regler spørge Hvilke(t) forhold ønsker du at tjekke, gør som følger:

In Trin 1: Vælg betingelse (r), marker den anden mulighed med (emnet for din valgte besked) i emnet.
In Trin 2: Rediger regelbeskrivelsen, klik på teksten understreget med blåt for at åbne Søgningstekst dialog boks.
I pop-up Søgningstekst dialogboks, skal du indtaste de søgeord eller sætninger i titlen, du automatisk vil farvekategorisere e-mails baseret på.
Klik Tilføj.
Bemærk: Hvis du har brug for at automatisk farvekategorisere en e-mail-meddelelse baseret på flere søgeord eller sætninger, skal du gentage trin iii og iv. Og du kan vælge søgeord eller sætninger i Søgeliste boksen og klik derefter Fjern at fjerne de uønskede.
Klik OK i Søgningstekst dialog for at gå tilbage til Guiden til regler.
Klik Næste.

4. i Guiden til regler spørge Hvad vil du med beskeden, gør som følger:

In Trin 1: Vælg handling (er), Tjek tildel det til kategorikategorien valgmulighed.
In Trin 2: Rediger regelbeskrivelsen, klik på kategorien understreget med blåt for at åbne Farvekategorier dialog boks.
I pop-up Farvekategorier dialogboksen skal du vælge en eller flere kategorier, som du vil tildele til e-mail-meddelelserne med titlerne, der indeholder de ord eller sætninger, som du har angivet i 3. trin.
Klik OK i Farvekategorier dialog for at gå tilbage til Guiden til regler.
Klik Næste.

5. i Guiden til regler spørge Er der nogen undtagelser?, vælg undtagelser i Trin 1 hvis der er, og rediger undtagelsesbeskrivelsen i Trin 2. Når du er færdig, klik Næste.

6. i Guiden til regler for at afslutte regelopsætningen skal du konfigurere som følger:

In Trin 1, angiv et navn for denne regel i indtastningsfeltet.
In Trin 2, Tjek Kør denne regel nu på meddelelser, der allerede er i "Indbakke” mulighed for at tildele farvekategorier til de beskeder i din indbakke, der opfylder de betingelser, du har angivet; Tjek Tænd for denne regel mulighed for at tildele farvekategorier til de indgående e-mail-beskeder, der opfylder de betingelser, du har angivet.
In Trin 3, kan du gennemgå de regeldetaljer, du har angivet. Hvis du har brug for at ændre et af kriterierne, skal du klikke på en understreget værdi for at redigere.
Når du er færdig, skal du klikke på Finish.

7. En dialogboks dukker op, der informerer dig om, at reglen kun virker, når du tjekker e-mails i Outlook. Klik OK.

8. Nu er reglen oprettet. Hvis du har brug for at kontrollere eller redigere det i fremtiden, skal du gå til Regler > Opret regel. Og husk at vælge den rigtige mappe som vist nedenfor.

Relaterede artikler

Sådan tildeler og redigerer du farvekategorier til Outlook-elementer?

Ved at tildele farvekategorier til bestemte Outlook-elementer, såsom e-mail-beskeder, begivenheder og kontakter, kan du hurtigt genkende og gruppere relaterede emner i Outlook, så du nemt kan spore dem og forbedre effektiviteten. Hvis nogen af elementerne er relateret til mere end én kategori, skal du blot tildele flere farvekategorier til den. I denne artikel vil vi introducere metoderne til at tildele en farvekategori til et Outlook-element og oprette dine egne kategorier, ændre farven eller navnet på en eksisterende farvekategori og andre hurtige metoder til at anvende kategorier til at fremhæve Outlook-elementer.

Hvordan tildeler man automatisk farvekategori til møder efter at have accepteret dem i Outlook?

I dit daglige arbejde modtager du muligvis flere mødemails i Outlook. Nogle gange ønsker du at tildele en bestemt farvekategori til møder automatisk, når de accepteres. Normalt kan du tildele dem manuelt, men dette vil være besværligt at indstille dem en efter en. I denne artikel vil jeg tale om, hvordan man automatisk udfører det i Outlook.

Sådan grupperes e-mail-meddelelser efter specificerede farvekategorier i Outlook?

Nogle gange markerer du e-mail-beskeder med angivne farvekategorier, og så kan du nemt styre eller finde ud af disse e-mail-beskeder eller til andre formål. Når en masse e-mail-beskeder trænger sig sammen i en mail-mappe, er det svært at finde ud af de e-mail-meddelelser, der er markeret med bestemte farvekategorier på et øjeblik. Der er faktisk et par tricks til at gruppere e-mail-meddelelser efter specificerede farvekategorier i Microsoft Outlook hurtigt.

Sådan skjules eller udvides alle farvekategorier som standard i Outlook?

Antag, at du har tildelt farvekategorier til e-mail-meddelelserne i Outlook og har grupperet alle dine meddelelser baseret på forskellige kategorier. Men hver gang du udvidede eller kollapsede mappen i Outlook og derefter eksisterer og går tilbage til mappen, kan du opleve, at kategorien grupperer tilbage til den oprindelige visning. I denne tutorial vil vi tale om metoden til at holde Outlook sammenklappe eller udvide farvekategorierne. Læs venligst videre for at finde ud af hvordan.